Warunki ogólne

WARUNKI PREMIUM

Umowa może być wypowiedziana przez wystawcę do pierwszego dnia wystawy A@W. W przypadku odstąpienia od umowy wystawca pozostaje jednak zobowiązany do uiszczenia pełnej opłaty za uczestnictwo.

W przeciwieństwie do punktu 13:b), wystawcy, których dotyczą warunki udziału premium, otrzymają voucher na pełną cenę uczestnictwa, pod warunkiem, że odwołanie nastąpi co najmniej sześć tygodni przed pierwszym dniem wydarzenia. W przypadku anulowania uczestnictwa później niż sześć tygodni przed pierwszym dniem wydarzenia  wystawca nie otrzyma vouchera.

Cena abonamentu na warunki premium wynosi 20% ceny uczestnictwa dla A@W.

Wszystkie vouchery będą ważne przez okres 2 lat od daty rezygnacji.

Voucher może być wykorzystany na wszystkie produkty A@W oferowane przez A@W lub ogólnie przez organizatora, w tym m.in. na opłatę za uczestnictwo w kolejnym wydaniu A@W, artykuł informacyjny, usługi i pakiet sponsorski.

Wystawca może w każdej chwili dokonać zmiany WARUNKÓW PREMIUM na WARUNKI STANDARDOWE.

WARUNKI STANDARDOWE

Umowa może być anulowana przez wystawcę, który zobowiązany jest do zapłaty 40% całkowitej opłaty za uczestnictwo w wydarzeniu, jeśli anulowanie udziału nastąpi do 3 miesięcy przed pierwszym dniem wydarzenia (w formie fizycznej lub cyfrowej),  zobowiązany do zapłaty 70% całkowitej opłaty za uczestnictwo, jeśli anulowanie udziału nastąpi do 6 tygodni przed pierwszym dniem wydarzenia (w formie fizycznej lub cyfrowej) lub zapłaty 100% całkowitej opłaty za uczestnictwo, jeśli anulowanie udziału nastąpi w terminie krótszym niż 6 tygodni przed pierwszym dniem wydarzenia (w formie fizycznej lub cyfrowej).

XPO GROUP I SPÓŁKI ZALEŻNE

Ogólne warunki dla klientów uczestniczących w wydarzeniach i wystawach organizowanych przez XPO GROUP lub jedną ze spółek zależnych lub we współpracy z nimi dalej (zwanych dalej „wystawcami”) i/lub chcących skorzystać z innych usług oferowanych przez spółkę BV XPO GROUP lub jedną z jej spółek zależnych.

I.                  Postanowienia ogólne

Art. 1.           Zakres warunków

                    Art. 2.           Umowa pomiędzy usługodawcą a klientem

                    Art. 3.           Zawarcie umowy

Art. 4.           Zmiany/uzupełnienia/modyfikacje do umowy

                    Art. 5.           Zatwierdzenie wystawców i ich produktów – kryteria wyboru

                    Art. 6.           Zastrzeżenia dotyczące przydziału miejsca na stoisko dla wystawców

II.                 Wykonanie umowy

                    Art. 7.           Cena

                    Art. 8.           Płatność

Art. 9.           Warunki płatności

                    Art. 10.         Płatności od lub na rzecz klientów zagranicznych

                    Art. 11.         Klauzula wiążąca

                    Art  12.          Przeniesienie praw

                    Art. 13.         a) Odstąpienie od umowy przez klienta

                    Art. 13.         b) Odwołanie lub odroczenie wystawy

III.                Miejsce wydarzenia

                    Art. 14.         Instalacje techniczne

                    Art. 15.         Parking

                    Art. 16.         Stoisko: umeblowanie, montaż I demontaż

IV.                Produkty wystawcy

                    Art. 17.         Produkty

Art. 18.         Zakazy różne

                    Art. 19.          Odpady i opakowania

V.                 Usługi dla wystawców

Art. 20.         Usługi dla wystawców

                    Art. 21.         Zamawianie usług

                    Art. 22.         Usługi obowiązkowe

VI.                Przepisy szczegółowe dotyczące poszczególnych usług        

                    A. W uzupełnieniu do usług obowiązkowych

                    Art. 23.         Informacja i reklama w katalogu

                    B. W uzupełnieniu do usług dodatkowych

                    Art. 24.         Podłączenie energii elektrycznej, wody, gazu i sprężonego powietrza

                    Art. 25.         Materiały reklamowe

                    Art. 26.         Zaproszenia / bilety

VII.               Pakiet usług dla klientów

                    Art. 27.         Reklamy

VIII.             Odwiedzający

                    Art. 28.         Wystawy branżowe

                    Art. 29.           Prawo do odmowy

IX.               Wymogi prawne, kontrola, monitorowanie, nadzór

                    Art. 30.         Ogólne

                    Art. 31.         Przepisy podatkowe

                    Art. 32.         Przepisy bezpieczeństwa

                    Art. 33.         Kontrola

                    Art. 34.         Nadzór

                    Art  35.         Przetwarzanie danych osobowych

X.                 Odpowiedzialność i ubezpieczenie wystawcy

                    Art. 36.         Odpowiedzialność

                    Art. 37.         Zwolnienie z odpowiedzialności

                    Art. 38.         Roszczenie

                    Art. 39.         Ubezpieczenie

XI.                Siła wyższa

                    Art. 40.         Siła wyższa po stronie organizatora

                    Art. 41.         Siła wyższa po stronie klienta

                    Art. 42.         Energia elektryczna, media i inne usługi

                    Art. 43.         Sytuacja nadzwyczajna

                    Art. 44.         Nieprzewidziane koszty

XII.               Zgodność z postanowieniami umowy

                    Art. 45.         Odstępstwa

XII.               Postanowienia końcowe

                    Art. 46.         Rezydencja organizatora

                    Art. 47.          Prawo właściwe – Jurysdykcja

Artykuł 1.: Zakres warunków

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością XPO GROUP, w skrócie „BV XPO GROUP”, z siedzibą w Kortrijk, przy Doorniksesteenweg 216, jak również jej spółki zależne i niektórzy zatwierdzeni przez nią organizatorzy, którym udostępnia swoje miejsce i/lub lokal – wszyscy oni zwani dalej „organizatorem” lub „usługodawcą”, regularnie organizują różne imprezy i wystawy, w najszerszym tego słowa znaczeniu, które mogą odbywać się w formie fizycznej/wirtualnej lub poprzez połączenie obu tych form.

Każda osoba, która korzysta z wyżej wymienionych usług usługodawcy, będzie w dalszej części zwana „klientem”.

Klienci biorący udział w targach lub wystawach będą w dalszej części nazywani „wystawcami”, przy czym termin „klienci” odnosi się zarówno do klientów-wystawców, jak i do innych klientów spółki BV XPO GROUP (w tym między innymi do reklamodawców i uznanych przez nią i organizatorów) i jej spółek zależnych, chyba że zostanie określone inaczej.

W stosunku do wystawców, spółka BV XPO GROUP nie działa jako podmiot wynajmujący budynki, ale jako realizator inicjatyw organizowanych przez siebie lub przez uznanych organizatorów zewnętrznych w zapewnianym przez nią miejscu i/lub lokalu.

Zawarte tu ogólne zasady i warunki regulują stosunki umowne pomiędzy usługodawcą a klientami.

Artykuł 2.: Umowa pomiędzy usługodawcą a klientem

Usługodawca zawiera z klientem umowę dotyczącą zakupu usługi, w dalszej części zwane „umową”. W szczególności w przypadku wystawców chodzi m.in. o udostępnienie miejsca na stoisko i powiązanego z tym pakietu usług, co może się odnosić zarówno do fizycznej, jak i elektronicznej formy tej organizacji.

Umowę tę regulują następujące dokumenty, które stanowią integralną część stosunków umownych pomiędzy obiema stronami:

1.                 Ogólne zasady i warunki

2.                 Dodatkowe zasady i warunki zawarte w formularzu rejestracji cyfrowej i w e-mailu z potwierdzeniem od usługodawcy, o ile będzie to miało zastosowanie

Niniejsze dodatkowe zasady i warunki zawierają postanowienia, które odbiegają od ogólnych zasad i warunków i odnoszą się do konkretnej imprezy lub wystawy.

3.                 Usługi w zakresie zamówień, o ile będzie to miało zastosowanie

Obejmują one listę oferowanych klientom usług obowiązkowych i opcjonalnych, z opisem konkretnych sposobów realizacji oraz sklep internetowy, w którym podane są ceny.

4.                 Zawarcie osobnej umowy, o ile będzie to miało zastosowanie

Osobne umowy dotyczyć będą konkretnych uzgodnień dokonanych pomiędzy usługodawcą a klientem w odniesieniu do konkretnych usług.

Artykuł 3.: Zawarcie umowy

Umowa zostaje zawarta w momencie, gdy usługodawca wyśle do klienta potwierdzającą wiadomość e-mail „Potwierdzenie rejestracji”, podając w niej, jeśli ma to zastosowanie, przydzielony numer stoiska i ewentualne szczególne postanowienia lub odstępstwa. Za datę zawarcia umowy uważa się datę wysłania wiadomości e-mail z potwierdzeniem.

W celu zawarcia umowy z organizatorem kandydat-wystawca musi przesłać mu prawidłowo wypełnione i podpisane zgłoszenie w ramach cyfrowej rejestracji.

Przesyłając podpisane zgłoszenie w ramach cyfrowej rejestracji wystawca potwierdza, że przeczytał i akceptuje wszystkie postanowienia zawarte w niniejszych ogólnych zasadach i warunkach oraz wszystkie inne dokumenty lub wytyczne, jakie organizator może sporządzić lub wydać w związku z imprezą, której dotyczy zgłoszenie, jak np. zamówienie usług.

Dokonując cyfrowej rejestracji kandydat-wystawca przyjmuje na siebie nieodwołalne zobowiązanie. W przypadku targów Architect@Work rejestracja jest traktowana jako zgłoszenie do udziału w procesie selekcji. Poprzez rejestrację kandydat-wystawca zobowiązuje się do udziału w Architect@Work w czasie dokonywania selekcji uczestników.

Artykuł 4.: Zmiany/uzupełnienia/modyfikacje do umowy

Usługodawca zastrzega sobie prawo do tego, by po zawarciu umowy mieć możliwość wprowadzenia zmiany do jej postanowień dotyczących np. stawek opłat, jeżeli będzie to uzasadnione powszechnymi zmianami gospodarczymi.

W przypadku zmian w wysokości stawek organizator poinformuje o tym wystawcę, który będzie miał wówczas osiem dni na anulowanie swojego uczestnictwa.

Artykuł 5.: Zatwierdzenie wystawców i ich produktów – kryteria wyboru

O wyborze wystawców oraz produktów, artykułów i usług, które będą wystawiane, decyduje organizator, w zależności m.in. od tematu imprezy lub wystawy oraz zgodnie z programem, który ma na celu jak najlepsze rozłożenie imprezy w czasie.

Organizator może odrzucić cyfrową rejestrację kandydata-wystawcy. Może też w każdej chwili anulować wcześniej zaakceptowaną przez niego rejestrację. Decyzja o odrzuceniu rejestracji nie wymaga uzasadnienia i nie może w żadnym razie służyć za podstawę do dochodzenia odszkodowania z wyjątkiem pełnego zwrotu wpłaconych zaliczek. W przypadku częściowej zapłaty lub braku zapłaty należności za faktury za bieżącą edycję wystawy, za poprzednią edycję wystawy lub też za jakąkolwiek inną wystawę zorganizowaną przez spółkę XPO GROUP BV i/lub jej spółki zależne, organizator będzie uprawniony do tego, aby w dowolnej chwili po upływie 8 dni od doręczenia listem poleconym powiadomienia o naruszeniu i bez interwencji sądowej, w całości lub częściowo zawiesić wykonanie niniejszej umowy do czasu całkowitej i faktycznej zapłaty pozostałej należnej kwoty, która zostanie stwierdzona.

Organizator ma prawo podzielić zatwierdzone produkty, artykuły i usługi na kategorie i grupy, a także nałożyć ograniczenie ilościowe w zakresie liczby wystawców i powierzchni wystawienniczej, która zostanie przydzielona.

Kandydat-wystawca musi zarejestrować się pod swoim nazwiskiem, jeśli prowadzi działalność gospodarczą jako indywidualny przedsiębiorca, lub pod pełną nazwą firmy, jeśli rejestracja dotyczy firmy. Kandydat-wystawca musi podać numer swojego przedsiębiorstwa (w Zbiorczym Rejestrze Przedsiębiorstw) lub odpowiednik tego numeru w instytucji swoim kraju, jeśli pochodzi on z zagranicy.

Zakłada się, że osoba podpisująca cyfrową rejestrację jest uprawniona do podejmowania zobowiązań w imieniu firmy. W przeciwnym razie może zostać pociągnięta wraz z firmą do solidarnej odpowiedzialności za pokrycie wszystkich poniesionych kosztów uczestnictwa.

Rejestrując się cyfrowo za pośrednictwem portalu wystawcy należącego do spółki BV XPO GROUP, wystawca potwierdza, że rzeczywiście życzy sobie obowiązywania każdego postanowienia zawartego w niniejszych ogólnych zasadach i warunkach oraz że je akceptuje.

Artykuł 6.: Zastrzeżenia dotyczące przydziału miejsca na stoisko dla wystawców

Jeśli ma to zastosowanie, przy przydziale stoisk będą w miarę możliwości uwzględniane preferencje zgłoszone przez kandydata-wystawcę przy cyfrowej rejestracji. Organizator nie jest jednak zobowiązany do uwzględniania preferencji wystawców w odniesieniu do określonych numerów stoisk. Jeśli ma to zastosowanie, organizator ma ostateczne prawo do wskazania definitywnej lokalizacji stoiska dla dobra ogólnego powiedzenia wydarzenia. Właściwa lokalizacja stoiska zostanie ewentualnie zakomunikowana wystawcy w e-mailu z potwierdzeniem.

Organizator zastrzega sobie prawo do tego, by ze względów organizacyjnych móc ewentualnie zmienić lokalizację stoiska przydzielonego w e-mailu z potwierdzeniem. Jeśli będzie to mieć zastosowanie, wystawca będzie związany tą decyzją i nie będzie miał prawa do rezygnacji z uczestnictwa.

Wystawcy, którzy nie będą zgadzać się z decyzją organizatora co do przydzielonej lokalizacji stoiska, nie mogą powoływać się na jakiekolwiek uchybienie ze strony organizatora, które dawałoby im podstawy do odszkodowania lub rozwiązania umowy na niekorzyść organizatora.

Artykuł 7.: Cena

1.                 Cena należna do zapłaty przez klienta składa się z wynagrodzenia za usługi świadczone przez usługodawcę.

2.                 W szczególności opłata za uczestnictwo w wydarzeniach lub wystawach, płatna przez wystawcę, składa się m.in. z opłaty za stoisko oraz opłaty za udostępnione usługi lub za uzgodnione usługi, które (mogą) dotyczyć fizycznej lub cyfrowej organizacji.

W przypadku określonych wydarzeń lub wystaw, opłatę za uczestnictwo można uzupełnić o kaucję i/lub stałą opłatę rejestracyjną, której wysokość jest określona w zgłoszeniu cyfrowym.

a.                 Opłata za stoisko (jeśli dotyczy)

                    Opłata za stoisko zależy od wydarzenia, edycji oraz roku i jest zawsze podana przy rejestracji cyfrowej.

b.                 Opłata za świadczone usługi

Dotyczy to opłaty za różne obowiązkowe i opcjonalne usługi, które organizator udostępnił wystawcy. W zależności od organizacji, usługi te mogą dotyczyć fizycznej i/lub cyfrowej części organizacji.

c.                 Stała opłata za uczestnictwo

Więcej informacji można znaleźć w części rejestracja cyfrowa.

d.                 Uwagi

O ile nie zaznaczono inaczej na piśmie, podatki i inne opłaty nie są wliczane do wysokości opłat i pozostają na koszt wystawcy.

Artykuł 8.: Płatność

Płatności należnych opłat wobec wystawcy należy dokonać w terminie 14 dni od daty otrzymania faktury.

Płatność za usługi inne niż wystawy i targi odbywa się zgodnie z postanowieniami zawartymi w art. 21 lub art. 28 niniejszych Warunków lub, w stosownych przypadkach, w osobnej umowie zawartej pomiędzy usługodawcą a klientem.

Artykuł 9.: Warunki płatności

1. Klient zobowiązuje się do uregulowania zaległych płatności przed upływem wyznaczonego terminu płatności poprzez przekazanie zapłaty na jedno z kont finansowych wymienionych na fakturze. Czeki będą odrzucane.

2. Każda niezapłacona faktura lub nieuregulowane saldo w dniu wymagalności zostanie automatycznie i ipso iure zwiększona od dnia wymagalności, bez interwencji sądowej lub uprzedniego zawiadomienia o zwłoce, o odsetki umowne w wysokości 1% miesięcznie od kwoty wciąż należnej.

3. W przypadku całkowitego lub częściowego braku spłaty zadłużenia w terminie wymagalności bez poważnej przyczyny, po nieudanym niewywiązaniu się ze zobowiązań, saldo zadłużenia zostanie również zwiększone o 15%, przy czym minimalna kwota wynosi 150,00 EUR, a maksymalna - 2.000,00 EUR, nawet w przypadku przyznania okresów odroczenia..

4. Wszystkie faktury są płatne gotówką, chyba że na przedniej stronie faktury podano lub wyraźnie zaznaczono inaczej.

5. Nieuregulowanie faktury w całości lub w części w terminie płatności skutkuje z mocy prawa anulowaniem uprzednio określonych warunków płatności za inne faktury dotyczące usług lub dostaw, powodując natychmiastową wymagalność wszystkich uprzednio nieuregulowanych faktur.

6. Przyjęcie weksli lub innych środków płatniczych nie pociąga za sobą nowelizacji i w żaden sposób nie narusza tych warunków.

7. Każda reklamacja może być ważna i uwzględniona tylko wtedy, gdy zostanie złożona w formie pisemnej i złożona w ciągu ośmiu dni od daty otrzymania faktury.

W przypadku braku pisemnego dowodu przeciwnego, za datę wystawienia faktury uważa się datę jej otrzymania.

Artykuł 10.: Płatności od lub na rzecz klientów zagranicznych

Wszelkie koszty wynikające z płatności dokonanych przez lub na rzecz wystawcy zagranicznego, jak np. opłaty bankowe, obciążają wystawcę.

Artykuł 11.: Klauzula rozwiązująca

W przypadku niedokonania płatności lub częściowego niedokonania płatności w jakimkolwiek z obowiązujących terminów płatności i w przypadku nieprzestrzegania umowy przez klienta, organizator będzie upoważniony do tego, aby wedle własnego uznania i po przesłaniu listem poleconym powiadomienia o naruszeniu, całkowicie lub częściowo rozwiązać umowę z mocy prawa i bez wcześniejszego postępowania sądowego i tym samym zakazać klientowi korzystania ze świadczonych usług, a zwłaszcza natychmiast wykluczyć wystawcę z udziału w imprezie lub wystawie; wszystko to nie narusza prawa organizatora do dochodzenia pełnego odszkodowania.

Może to mieć miejsce na przykład wtedy, gdy wystawca przestanie spełniać kryteria wymagane przy selekcji lub też gdy przed bądź po zaakceptowaniu uczestnictwa wystawcy organizator dowie się o poważnych faktach na temat wystawcy, które mogłyby zaszkodzić renomie imprezy lub wystawy.

W przypadku rozwiązania umowy z winy klienta, wszystkie już zapłacone kwoty zostaną zatrzymane i będzie on musiał zapłacić usługodawcy wynagrodzenie za już wykonane usługi, nawet jeśli nie zostały one jeszcze zafakturowane, a klient nie będzie uprawniony do dochodzenia jakiegokolwiek odszkodowania.

W takim przypadku organizator zastrzega sobie również ewentualnie prawo do natychmiastowego odzyskania stoisk przydzielonych wystawcy, za które nie opłacono jeszcze należnych kwot. Organizator może również zakazać usuwania jakichkolwiek materiałów należących do wystawcy do czasu, gdy dokona on pełnej i rzeczywistej zapłaty pozostałych należności.

Artykuł 12.: Przeniesienie praw

O ile organizator nie wyrazi na to wcześniej wyraźnej zgody na piśmie, klientowi nie wolno będzie przenieść jego praw i obowiązków wynikających z umowy z organizatorem na osoby trzecie.

Artykuł 13: a) Odstąpienie od umowy przez klienta

Wystawca może odstąpić od umowy pod warunkiem, że dokona wpłaty 40% całkowitej opłaty za uczestnictwo w wystawie w przypadku odstąpienia od umowy w okresie do 3 miesięcy przed pierwszym dniem wystawy (fizycznej lub cyfrowej), 70% całkowitej opłaty za uczestnictwo w przypadku odstąpienia od umowy w okresie do 6 tygodni przed pierwszym dniem wystawy (fizycznej lub cyfrowej) lub 100% całkowitej opłaty za uczestnictwo w przypadku odstąpienia od umowy w okresie krótszym niż 6 tygodni przed pierwszym dniem wystawy (fizycznej lub cyfrowej). Od umowy można odstąpić w sposób ważny wyłącznie za pomocą listu poleconego/maila wysłanego do organizatora. Jakiekolwiek zmniejszenie pierwotnie zarezerwowanego miejsca na stoisko uznaje się za anulowanie powierzchni, z której się zrzeczono. Wystawca potwierdza, że te uzgodnienia są rozsądne i że w takim przypadku zwróci organizatorowi po stawce ryczałtowej już poniesione przez niego koszty i koszty wykonanych usług.

W razie odstąpienia od umowy, organizator zastrzega sobie prawo do zwolnienia stoiska i wynajęcia go innym uczestnikom, co nie narusza jego prawa do żądania od wystawcy zapłaty należnego odszkodowania, o którym mowa w ustępie pierwszym powyżej. Prawo do wynajęcia stoiska innym uczestnikom przysługuje tylko organizatorom. Jeżeli stoisko z jakichkolwiek przyczyn przestanie być wynajęte, wystawca zostanie obciążony kosztami związanymi z otwarciem pustego stoiska, który zapłaci je razem z opłatami określonymi w ustępie pierwszym powyżej.

Rezygnacja z usług innych niż wystawy i targi odbędzie się zgodnie z warunkami określonym w art. 21 lub 28 niniejszych warunków lub, w stosownych przypadkach, poprzez zawarcie osobnej umowy pomiędzy usługodawcą a klientem.

Artykuł 13: b) Odwołanie lub przełożenie wystawy na inny termin

W przypadku, gdy spółka BV XPO GROUP lub jedna z jej spółek zależnych bądź też ogólnie organizator z jakiegokolwiek powodu zdecyduje się odwołać wystawę i nie będzie to spowodowane wystąpieniem po jego stronie zdarzenia wywołanego siłą wyższą, organizator będzie zobowiązany jedynie do zwrotu już zapłaconych zaliczek i faktur, bez możliwości dochodzenia przez wystawcę jakiegokolwiek odszkodowania.

Ponadto spółka BV XPO GROUP lub ogólnie organizator zastrzega sobie prawo do podjęcia w dowolnym czasie decyzji o przedłużeniu targów, przełożeniu ich na inny nieokreślony termin, ich przedwczesnym zakończeniu bądź też o przeniesieniu w czasie i przestrzeni lub rozszerzeniu cyfrowej części targów (dalej: „zmodyfikowane targi”), jeśli będzie to konieczne dla ogólnego dobra i korzyści wystawy oraz jej organizacji, co nie będzie uprawniać wystawców do dochodzenia odszkodowania lub jakiegokolwiek zwrotu zaliczek lub faktur. Zgłoszenie wystawcy do udziału w pierwotnie organizowanych targach będzie wówczas obowiązywało w odniesieniu do zmodyfikowanych targów; jeśli jednak wystawca nie będzie chciał już uczestniczyć w zmodyfikowanych targach, zostanie to uznane za rezygnację z udziału przez wystawcę podlegającą przepisom artykułu 13:a) ogólnych warunków.

Artykuł 14.: Instalacje techniczne

Podłączenie prądu, wody, odpływu, gazu itp. odbywa się wyłącznie za pośrednictwem organizatora. Wystawca nie może sam przystąpić do przyłączenia.

Sama zabudowa stoiska należy natomiast do kompetencji i odpowiedzialności wystawcy. Organizator i jego podwykonawcy, jeżeli dotyczy, nie ponoszą żadnej odpowiedzialności za dostawę prądu, gazu, wody i kanalizacji, a wystawcy wyraźnie zrzekają się wszelkich roszczeń o odszkodowanie w przypadku braku lub przerwy w dostawach, niezależnie od ich czasu trwania i charakteru.

Artykuł 15.: Parking

Operator parkingu nie ponosi żadnej odpowiedzialności za ewentualne straty lub szkody powstałe w wyniku wypadków, kradzieży lub uszkodzeń. Lista ta nie jest wyczerpująca.

Obowiązkowym jest, w każdym momencie:

1. niezwłocznie stosować się do poleceń pracowników ochrony, którzy zostali wyznaczeni przez operatora, bezpośrednio lub za pośrednictwem głośników na parking

2. ściśle przestrzegać kierunku ruchu i wszystkich innych wskazówek w terenie. Użytkownik porusza się po terenie na własne ryzyko. W przypadku tych parkingów publicznych obowiązują ogólne przepisy ruchu drogowego;

3. zamknąć zaparkowane pojazdy.

Nie wolno:

1. wykonywać na zaparkowanym pojeździe żądnych prac naprawczych, konserwacyjnych lub czyszczących innych niż te, które są niezbędne do tego, aby pojazd mógł opuścić teren;

2. parkować pojazdów nieposiadających oficjalnej tablicy rejestracyjnej;

3. ustawiać pojazdów w taki sposób, aby zasłaniały przejścia. W razie wypadku lub awarii, pojazd musi być natychmiast przemieszczony w celu zapewnienia swobodnego przepływu ruchu;

4. pozostawiać na terenie parkingu przedmiotów nienależących do wyposażenia pojazdu, w tym starych opon, odpadów, materiałów itp.;

5. pozostawiać osób lub zwierząt w zaparkowanych pojazdach;

6. rozpowszechniać ulotek lub innych materiałów reklamowych na terenie hali.

Pełny regulamin dla użytkowników miejsc parkingowych na terenie hali dostępny jest w biurze organizatora.

Artykuł 16.: Stoisko: umeblowanie, montaż i demontaż

a.                 Stoisko (jeżeli i kiedy dotyczy)

Udostępnione stoisko jest osobiste i musi być zajęte w godzinach otwarcia do czasu zamknięcia wydarzenia. Zabrania się przekazywania praw do użytkowania stoiska osobom trzecim w jakiejkolwiek formie, w całości lub w części, nieodpłatnie lub odpłatnie. Jakiekolwiek naruszenie tej zasady spowoduje natychmiastowe zamknięcie stoiska i będzie skutkowało rozwiązaniem umowy ze szkodą opisaną w art. 13 niniejszych ogólnych zasad i warunków.

Wystawca może dysponować przydzielonym mu stoiskiem wyłącznie po uregulowaniu wszystkich innych zobowiązań i pod warunkiem potwierdzenia płatności wszystkich zaległych faktur.

Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w ogólnym układzie, gdy uzna to za przydatne lub konieczne, m.in. do tworzenia lub usuwania przejść, zwiększania lub zmniejszania ich szerokości oraz, ogólnie rzecz biorąc, do zmiany wymiarów udostępnionych miejsc. Zmiany te nie będą stanowić podstawy do jakiejkolwiek rekompensaty.

b.                 Przygotowanie stoiska (jeżeli i kiedy dotyczy)

Wystawca jest odpowiedzialny za ustawienie i budowę swojego stoiska na własny koszt, ryzyko i odpowiedzialność. Wystawca może wezwać wykonawcę stoiska po zaakceptowaniu planu rozmieszczenia i dekoracji (patrz poniżej).

Jeżeli wystawca wezwie własnego wykonawcę, jest on zobowiązany do przestrzegania wszystkich postanowień umowy, a w szczególności postanowień portalu i sklepu internetowego wystawcy. Wystawca sprawuje nad tym nadzór i w każdym przypadku ponosi solidarną odpowiedzialność wraz z wykonawcą stoiska za wszelkie możliwe szkody.

Osoby zatrudnione przy budowie stoisk muszą posiadać wymagane przez organizatora dane identyfikacyjne.

Materiał użyty do budowy stoiska musi być niepalny i musi zostać skontrolowany przez odpowiednie władze krajowe.

Surowo zabrania się wykonywania otworów lub używania gwoździ w podłodze, ścianach, dachach lub innych ścianach na terenie i/lub w pomieszczeniach wystawowych. Wystawca jest odpowiedzialny za wszelkie szkody. W przypadku uszkodzenia organizator zastrzega sobie prawo do samodzielnego przeprowadzenia naprawy, aby przywrócić przedmiot do pierwotnego stanu i obciążyć wystawcę kosztami naprawy lub wymiany.

Przypomina się wystawcom, że instalacje elektryczne, wodociągowe i telefoniczne, węże pożarowe, odpowietrzniki i wszystkie inne wspólne obiekty muszą być zawsze dostępne. W związku z tym nie jest możliwe stworzenie jakiejkolwiek zabudowy, która utrudniałaby swobodny dostęp do wszystkich powyższych elementów.

c.                 Montaż stoiska (jeżeli i kiedy dotyczy)

Terminy budowy stoiska różnią się w zależności od wydarzenia lub wystawy.

W każdym przypadku budowa stoiska musi być zakończona o godzinie 19:00 ostatniego dnia budowy, aby organizator mógł skutecznie przeprowadzić ostateczne sprzątanie części wspólnych, takich jak korytarze, itp.

Stoisko, którego budowa nie została zakończona przed godziną 19:00 ostatniego dnia budowy, będzie uważane za niezajęte. W tym przypadku organizator zastrzega sobie prawo do rozwiązania umowy i natychmiastowego wykluczenia wystawcy zgodnie z artykułem 11 niniejszych ogólnych zasad i warunków lub do samodzielnego wybudowania stoiska na koszt wystawcy.

d.                 Opóźnienie w przygotowaniu stoiska (jeżeli i kiedy dotyczy)

Jeżeli stoisko wystawcy nie zostanie ustawione zgodnie ze specjalnymi warunkami określonymi w umowie, np. w zakresie oświetlenia, nadzoru i konserwacji, organizator obciąży wystawcę dodatkowymi kosztami spowodowanymi opóźnieniem w przygotowaniu.

e.                 Plan wydarzenia (jeżeli i kiedy dotyczy)

Przygotowanie stoiska należy do kompetencji i odpowiedzialności wystawcy.

Organizator udzieli wystawcy wszelkich praktycznych informacji na temat montażu i demontażu stoisk. Wystawca jest zobowiązany do przestrzegania wytycznych dotyczących budowy swojego stoiska. Wystawca zajmie się prezentacją wystawionych towarów i usług na swoim stoisku.

W celu zachowania odpowiedniego charakteru, wystawca jest zobowiązany do stworzenia przyzwoitego i schludnego stoiska z jakościową prezentacją innowacji. Jeżeli tak nie jest, organizator ma prawo wprowadzić zmiany na stoisku na koszt wystawcy. Zgodnie z ogólną zasadą, przegrody i inne nieprzezroczyste elementy dekoracyjne nie mogą przekraczać wysokości 2,5m.

W każdym przypadku zaleca się, aby wystawca skontaktował się z najbliższym sąsiadem, którego nazwisko zostanie podane na zwykłą prośbę. Konstrukcja nie może w żadnym miejscu uszkodzić obiektu. Oznacza to, że wszystkie stoiska muszą być samonośne i nie mogą być nigdzie przymocowane do budynku i/lub instalacji obiektu.

Konstrukcja nie może zagrażać bezpośrednio ani pośrednio osobom i towarom. Za ewentualne szkody odpowiada wystawca i organizator nie może być za to w żaden sposób odpowiedzialny.

Należy uwzględnić dostęp do urządzeń w budynkach (ogrzewanie itp.) w celu ich obsługi i kontroli. Organizator zastrzega sobie prawo do przerwania prac, które nie są zgodne z ogólnymi przepisami lub przyjętymi planami. Rozbiórka instalacji, która nie zostanie wykonana, odbywa się na koszt i ryzyko wystawcy.

f.                  Logo reklamowe (jeżeli i kiedy dotyczy)

Logo reklamowe musi być przymocowane w taki sposób, aby nie wystawało ponad krawędź przegrody. Wszystkie użyteczne informacje, takie jak wymiary, widok, miejsce zamocowania itp. zostaną dostarczone wraz z zapytaniem.

g.                 Demontaż stoiska (jeżeli i kiedy dotyczy)

Stoisko musi być zdemontowane w ostatnim dniu wydarzenia przed 23:30. Zabudowę stoiska można odebrać następnego dnia po godz. 8:00 - 10:00. Organizator zastrzega sobie prawo do żądania odszkodowania za każdy dzień opóźnienia.

Wszystkie wystawione towary, instalacje i konstrukcje muszą być usunięte przez wystawcę na jego koszt, ryzyko i odpowiedzialność.

Jeżeli wystawca wezwie własnego wykonawcę stoiska, jest on zobowiązany do przestrzegania wszystkich postanowień umowy, a w szczególności postanowień sklepu internetowego i portalu wystawcy. Wystawca nadzoruje to i w każdym przypadku ponosi solidarną odpowiedzialność wraz z wykonawcą stoiska za wszelkie możliwe szkody.

Osoby zatrudnione przez wystawcę do demontażu stoiska muszą posiadać identyfikator.

W momencie zamknięcia wystawca jest zobowiązany do przywrócenia udostępnionego mu miejsca do pierwotnego stanu oraz do naprawienia wszelkich szkód powstałych na udostępnionym mu terenie, budynkach i materiałach. Organizator zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia naprawy na koszt wystawcy (np. usunięcie pozostałości taśmy).

Jeżeli wystawca nie usunie swojego stoiska lub wystawionych przedmiotów w wyznaczonym terminie, organizator może, bez uprzedzenia i na ryzyko i koszt wystawcy, zlecić demontaż stoiska i zdeponowanie przedmiotów i materiałów, które nie zostały usunięte lub zostały zatrzymane jako zabezpieczenie, w magazynie publicznym. Zwrot towarów i materiałów przechowywanych w magazynie jest uzależniony od zwrotu poniesionych kosztów.

Niezależnie od wykonania powyższych postanowień, organizator może sprzeciwić się jakiemukolwiek usunięciu materiałów, dopóki jakakolwiek kwota pozostaje do zapłaty.

Artykuł 17.: Produkty

Zaprezentowane mogą zostać tylko te produkty, artykuły i usługi, które zostały zatwierdzone przez komisję sędziowską i które są opisane w e-mailu "potwierdzenie Twoich innowacji". Wystawca jest sam odpowiedzialny za swoje produkty i jest zobowiązany do podjęcia wszelkich działań mających na celu ich prawidłowe i bezpieczne użytkowanie.

Artykuł 18.: Zakazy różne

Niedozwolone jest, jeżeli dotyczy pod rygorem kary lub rozwiązania umowy i wykluczenia wystawcy zgodnie z artykułem 11 niniejszych ogólnych zasad i warunków:

a)                 wszystkie substancje wybuchowe lub dymiące oraz, ogólnie rzecz biorąc, produkty, które mogą być uważane za niebezpieczne lub uciążliwe dla odwiedzających, takie jak alkohole, kwasy, benzyna, olej opałowy, gaz, substancje żrące itp., jeśli nie są zapakowane w odpowiednio mocne pojemniki, które zajmują minimum miejsca. Zabronione jest również: wytwarzanie pary wodnej, dymu itp., pod warunkiem, że używane w tym celu urządzenia nie są przystosowane do odpowiedniego systemu wentylacji i odprowadzania wody. Niedozwolone jest instalowanie rur lub podobnych urządzeń przechodzących przez dach

b)                 umieszczanie obiektów poza obrębem udostępnionego stoiska oraz dystrybucja ulotek, prospektów i próbek poza stoiskiem. Na korytarzach nie będą się pojawiać goście. Na terenach przylegających do budynków wystawienniczych (np. parkingi) nie wolno udostępniać ani eksponować żadnych materiałów reklamowych

c)                 hałaśliwe pokazy lub inne formy reklamy mające na celu przyciągnięcie uwagi publiczności oraz, ogólnie rzecz biorąc, wszelkie formy reklamy mogące zakłócić spokój sąsiednich stoisk lub gości, takie jak wabienie gości na korytarze lub użycie wzmacniaczy dźwięku

d)                 zbiórki na różne cele charytatywne lub inne inicjatywy, jeśli są one prowadzone w celach reklamowych, poza stoiskami udostępnionymi dla tych akcji

e)                 fotografowanie stoisk lub kopiowanie przedmiotów w jakiejkolwiek formie bez pisemnej zgody organizatora. Organizator zastrzega sobie prawo do dokonywania wspólnych lub częściowych nagrań wystawy w celach reklamowych

f)                  nakładanie farby, sloganów reklamowych lub innych znaków na wewnętrznych lub zewnętrznych ścianach budynków

g)                 zaangażowanie się w działalność podlegającą określonym przepisom prawa, bez ścisłego ich przestrzegania; dotyczy to między innymi sprzedaży po wygórowanych cenach, sprzedaży zużytych materiałów, loterii tomboli, działań promocyjnych, a także wszelkich działań zabronionych przez określone przepisy prawa, takie jak ustawa o praktykach handlowych

h)                 urządzanie wszelkich demonstracji niezwiązanych z przedmiotem wystawy, w tym w związku z żądaniami wysuwanymi wobec władz i demonstracjami politycznymi

i)                  używanie balonów napełnionych gazem palnym lub toksycznym; zabrania się ich wystawiania i rozprowadzania

j)                  palenie tytoniu na terenie i w pomieszczeniach obiektu wystawienniczego

k)                 jakiekolwiek niszczenie lub uszkodzenie udostępnionych dóbr i materiałów.

We wszystkich przypadkach należy stosować przepisy dotyczące ochrony środowiska.

Artykuł 19.: Odpady i opakowania

Odpady, papier, kartony i inne materiały palne przeznaczone na odpady muszą być codziennie usuwane ze stoisk i ich otoczenia. Pudełka, kontenery i opakowania nie mogą być przechowywane na stoiskach lub za nimi. Opakowania, które nie zawierają już żadnej zawartości, muszą być natychmiast usunięte przez wystawcę. Opakowania znalezione na terenie wystawy i/lub w nocy przed otwarciem wydarzenia zostaną natychmiast usunięte na koszt wystawcy, bez gwarancji ich zwrotu.

Jeżeli wystawca nie zastosuje się do przepisów, organizator ma prawo do usunięcia odpadów i opakowań. Odbywa się to na koszt i ryzyko wystawcy.

Artykuł 20.: Usługi dla wystawców

Umowa zawarta pomiędzy organizatorem i wystawcą dotyczy nie tylko udostępnienia stoiska, (jeżeli dotyczy), ale także pakietu usług, które mogą mieć charakter fizyczny i cyfrowy.

Wszystkie usługi są zawarte w sklepie internetowym w portalu wystawcy, który zawiera kompletną listę usług obowiązkowych i opcjonalnych wraz z odpowiednimi aktualnymi cenami. Każde wydarzenie ma swój własny portal wystawcy. Postanowienia zawarte w tym portalu wystawcy stanowią integralną część umowy zawartej między stronami.

Organizator będzie świadczyć te usługi bezpośrednio lub przez wyznaczonych przez siebie pośredników.

Artykuł 21.: Zamawianie usług

Każda usługa jest przedmiotem zamówienia zawartego w sklepie internetowym.

Jeśli wystawca chce skorzystać z określonej usługi, zamawia ją w sklepie internetowym przed wskazanym terminem.

Wszystkie usługi wchodzące w skład sklepu internetowego są pod nadzorem organizatora. Może on jednak zapewnić ich prawidłową realizację tylko wtedy, gdy zamówienia wpłyną przed wspomnianym terminem.

W przypadku zamówień opóźnionych, tzn. zamówień złożonych po wskazanym terminie, naliczany będzie dodatek do ceny. Ponadto organizator zwalnia z wszelkiej odpowiedzialności w przypadku opóźnionych zamówień.

Zmiany lub anulacje zmniejszające zakres usług zamówionych i zafakturowanych po terminie nie będą uwzględniane.

Niektóre usługi oferowane są na zasadach abonamentu, o ile ma to zastosowanie do danych targów.

Usługi na zasadach abonamentu zamawia się za pomocą elektronicznego formularza rejestracyjnego na stronie internetowej danych targów, lub na życzenie telefonicznie albo pisemnie.

Abonament zacznie obowiązywać w wybranym przez wystawcę momencie i będzie trwał przez określony czas, w zależności od wybranej przez wystawcę formuły abonamentu. Nie można wprowadzać żadnych zmian dotyczących proponowanych formuł abonamentu ani czasu ich trwania.

Abonament będzie automatycznie przedłużany na taki sam okres, na jaki został pierwotnie wykupiony, chyba że zostanie wypowiedziany na piśmie, na dwa miesiące przed końcem okresu jego obowiązywania. Wypowiedzenia należy dokonać za pomocą listu poleconego wysłanego na adres spółki BV XPO GROUP. Abonament dotyczy wyłącznie wydarzenia lub usługi, na które klient się zapisuje i nie daje żadnych praw ani dostępu do innych produktów spółki BV XPO GROUP.

W odstępstwie od postanowień artykułów 8 i 9 niniejszych warunków, abonament musi zostać opłacony w ciągu 15 dni po rejestracji. W odstępstwie od przepisów art. 13a niniejszych warunków, płatności za abonamenty w żadnym wypadku nie podlegają zwrotowi; ani w przypadku anulowania udziału przez wystawcę, ani w przypadku odwołania lub przesunięcia terminu przez organizatora.

Składając zamówienie wystawca ma do wyboru różne formuły abonamentów z różnymi kategoriami cenowymi. Wystawca może w dowolnej chwili zmienić swój abonament na abonament z wyższej kategorii cenowej. Kwota należna do zapłaty zostanie zmieniona i rozliczona za pozostały okres aktualnego abonamentu.

Przejście na abonament z niższej kategorii cenowej jest możliwe dopiero po zakończeniu okresu obowiązywania aktualnego abonamentu.

Artykuł 22.: Usługi obowiązkowe

Wystawca jest zobowiązany do korzystania wyłącznie z usług BV XPO GROUP w zakresie:

- usługi wózka widłowego

- przechowywania pustych opakowań w dniach wydarzenia

- podłączeń elektrycznych

- przyłączeń i dystrybucji wody i odwodnienia

- przyłączeń gazu

- wykorzystania sprężonego powietrza na stanowiskach

- dystrybucji podłączeń telefonicznych i telewizyjnych

- zawarcia ubezpieczenia od wszelkiego ryzyka, jeżeli wystawca nie posiada jeszcze takiego ubezpieczenia

- obsługi i korzystania z parkingu (parking płatny itp.)

- eksploatacji urządzeń sanitarnych i szatni.

Dla wyżej wymienionych usług nie są dozwolone usługi równoległe świadczone przez firmy zagraniczne, z wyjątkiem przypadku lub ubezpieczenia od wszelkiego ryzyka. Jeżeli jednak do tego dojdzie, wystawca ponosi pełną odpowiedzialność za wyrządzone w ten sposób szkody, łącznie z odszkodowaniem za utratę zysku i utraconą okazję.

A. W UZUPEŁNIENIU DO USŁUG OBOWIĄZKOWYCH

Artykuł 23.: Informacja i reklama w katalogu

Organizator ma wyłączne prawo do wydawania katalogu wystawy, drukowanego lub cyfrowego. Informacje przeznaczone do katalogu muszą być dostarczone organizatorowi w odpowiednim czasie, poprzez zamieszczenie ich na udostępnionej w tym celu stronie internetowej. Organizator może zmienić podane teksty bez prawa regresu ze strony wystawcy.

Organizator nie ponosi odpowiedzialności za ewentualne błędy w tekstach i/lub tłumaczeniach oraz za pominięcia, jak również za dokładność i treść zamieszczonych wpisów. Nie dla wszystkich wydarzeń wydawany jest katalog w formie drukowanej, a organizator może zdecydować, czy udostępni go w formie cyfrowej, czy też nie.

B. W UZUPEŁNIENIU DO USŁUG DODATKOWYCH

Artykuł 24.: Podłączenie energii elektrycznej, wody, gazu i sprężonego powietrza (jeżeli i kiedy dotyczy)

 Każdy wystawca może uzyskać na swoim stoisku przyłącze do prądu, wody, gazu i sprężonego powietrza, telefonu i dystrybucji TV. Wystawca nie jest jednak upoważniony do samodzielnego podłączenia powyższych przyłączy na swoim stoisku. Podłączenia są wykonywane wyłącznie przez oficjalnego instalatora wyznaczonego przez organizatora.

Żądanie podłączenia może zostać złożone tylko za pomocą odpowiednich formularzy zamówień w sklepie internetowym. Zobowiązania techniczne i opłaty za podłączenie są szczegółowo opisane w wyżej wymienionym sklepie internetowym.

Zasilanie jest zapewnione na czas pomiędzy otwarciem i zamknięciem wydarzenia. W czasie trwania wydarzenia można jednak dopuścić ograniczone czasowo przerwy w dostawie. Woda jest dostarczana pod normalnym ciśnieniem roboczym.

Przepisy bezpieczeństwa dotyczące tych przyłączy znajdują się w postanowieniach artykułu 32 niniejszych ogólnych zasad i warunków.

Artykuł 25.: Materiały reklamowe

Aby wystawca mógł aktywnie przyczynić się do promocji wydarzenia, organizator zapewni odpowiednią ilość materiałów reklamowych bezpłatnie lub nie. Wszystkie informacje na ten temat są podane w sklepie internetowym.

Artykuł 26.: Zaproszenia / bilety

Jako dodatek do nieodpłatnie oferowanych biletów zależnie od wydarzenia, wystawca może za pośrednictwem sklepu internetowego zamówić na własny użytek pewną liczbę zaproszeń/biletów wstępu. W tym przypadku warunki te zostaną wymienione w dodatkowych warunkach elektronicznej rejestracji.

Artykuł 27: Reklamy

Każdy klient może zdecydować się na publikację reklamy lub artykułu sponsorowanego w jednym z przeznaczonych do tego celu kanałów medialnych spółki BV XPO GROUP.

Wniosek o zamieszczenie reklam i artykułów sponsorowanych składa się za pomocą elektronicznego formularza rejestracyjnego, który można znaleźć na stronie internetowej spółki BV XPO GROUP i/lub na stronie internetowej danych targów, a na żądanie także telefonicznie lub pisemnie.

Publikacja reklam odbywa się zawsze w porozumieniu z klientem, jednak spółka BV XPO GROUP może też jednostronnie podjąć decyzję o odmowie lub odroczeniu publikacji lub emisji, bez możliwości odwołania się lub dochodzenia odszkodowania przez klienta.

Za ewentualne błędy w dostarczonych materiałach reklamowych odpowiada wyłącznie klient. W przypadku artykułu sponsorowanego, którego treść zostanie napisana przez dziennikarza wyznaczonego przez spółkę BV XPO GROUP, klientowi zostanie przedstawiony do zatwierdzenia ostateczny układ graficzny. Po wydaniu pisemnego zatwierdzenia klient nie będzie mógł pociągnąć spółki BV XPO GROUP do odpowiedzialności za jakiekolwiek błędy w materiałach reklamowych, które mogą zostać wykryte po jego zatwierdzeniu.

Reklamy napisane w innym języku niż język danej publikacji mogą zostać przetłumaczone przez spółkę BV XPO GROUP z własnej inicjatywy i na koszt klienta.

Klient ponosi wyłączną odpowiedzialność za treść i formę materiału reklamowego. Gwarantuje on spółce BV XPO GROUP, że jest prawowitym właścicielem praw autorskich do tekstów, sloganów, fotografii, obrazów, materiałów dźwiękowych i graficznych zawartych w materiałach reklamowych lub że uzyskał ważną w świetle prawa zgodę właścicieli tych praw autorskich na ich wykorzystanie.

Za szkody osób trzecich spowodowane naruszeniem praw autorskich do materiału reklamowego odpowiada wyłącznie klient. Klient wyraża zgodę na bezwarunkowe zwolnienie spółki BV XPO GROUP z odpowiedzialności wobec roszczeń osób trzecich zgłaszanych w wyniku tych naruszeń oraz na natychmiastowe uczestnictwo w jakimkolwiek postępowaniu sądowym wszczętym przez osobę trzecią przeciwko spółce BV XPO GROUP w wyniku naruszenia praw autorskich. Spółka BV XPO GROUP zastrzega sobie prawo do dochodzenia od klienta zapłaty wszelkich odszkodowań, kar finansowych i kosztów sądowych, na które zostanie zasądzona, jak również wszelkich rachunków za honoraria adwokackie związane z wyżej wspomnianymi postępowaniami.

Materiały reklamowe, które mają zostać wykorzystane, klient dostarczy spółce BV XPO GROUP we wcześniej ogłoszonym terminie. Klient ponosi wyłączną odpowiedzialność za jakość tych materiałów. Muszą one spełniać specjalne wymagania, jakie narzuca dane medium, i specyfikacje techniczne, które są dostępne na życzenie. Klient zrzeka się z dochodzenia jakiegokolwiek odszkodowania w tym zakresie. Jeśli materiał nie będzie gotowy do użycia, związane z tym koszty zostaną zafakturowane klientowi.

W odstępstwie od postanowień artykułów 8 i 9 niniejszych warunków, wszystkie faktury dotyczące reklam i artykułów sponsorowanych muszą być zapłacone w całości w ciągu 15 dni od daty rejestracji. Płatność za zamówione zlecenie reklamowe w żadnym przypadku nie podlega zwrotowi.

Artykuł 28.: Wystawy branżowe

Wystawy branżowe są otwarte tylko dla profesjonalistów.

Na wystawę mogą wejść tylko zwiedzający posiadający ważne zaproszenie lub ważny bilet wstępu. Dziennikarzom, przedstawicielom lub stowarzyszeniom zawodowym i innym osobom, dla których wizyta na wystawie może mieć znaczenie zawodowe, możliwe jest wydanie specjalnego biletu wstępu. Wystawcy podlegają odrębnym przepisom dotyczącym wstępu.

Atmosfera biznesowa wystawy musi być respektowana przez wystawcę, w przeciwnym razie organizator ma prawo do podjęcia wszelkich niezbędnych środków, bez możliwości regresu ze strony wystawcy.

Artykuł 29.: Prawo do odmowy

Organizator może odmówić przyjęcia niektórych gości bez konieczności przedstawiania uzasadnienia.

Artykuł 30.: Ogólne

Pod rygorem wypowiedzenia umowy i natychmiastowego wykluczenia, o którym mowa w art. 12 niniejszych ogólnych zasad i warunków, wystawcy zobowiązani są do przestrzegania wszystkich obowiązujących ich przepisów ustawowych i wykonawczych, np. dotyczących higieny, bezpieczeństwa, ochrony środowiska, prywatności, zagrożenia pożarowego, zatrudnienia personelu, rejestrowania cen, praktyk handlowych na targach i wydarzeniach itp.

Artykuł 31.: Przepisy podatkowe

Organizator nie ponosi odpowiedzialności za naruszenie przepisów podatkowych i prawnych przez wystawcę.

Artykuł 32.: Przepisy bezpieczeństwa

Wszyscy wystawcy lub osoby przez nich wyznaczone są zobowiązani do przestrzegania obowiązujących przepisów dotyczących bezpieczeństwa pracy i ochrony środowiska - Vlarem 1&2 - w czasie wykonywania czynności w budynku i na terenie wystawy.

Poniższe przepisy muszą być przestrzegane przez wystawców, osoby przez nich wyznaczone i personel, jeśli mają zastosowanie na wystawie:

a)                 Obszary znajdujące się przed wyjściami, przejściami i gaśnicami ściennymi rozmieszczanymi osiowo muszą zawsze pozostawać wolne i być gotowe do natychmiastowego użycia. W związku z tym zabronione jest umieszczanie stojaków, ekranów, dekoracji i innych przeszkód, które mogłyby utrudniać dostęp do tych obszarów.

b)                 Wszystkie wyjścia i przejścia muszą być dostępne tak długo, jak długo istnieje publiczna obecność w salach wystawowych. W związku z tym zabrania się zasłaniania jednego lub kilku wyjść i przejść oraz zamykania lub blokowania ich w jakikolwiek sposób. Wyjścia ewakuacyjne mogą być wykorzystywane wyłącznie w przypadku rzeczywistej sytuacji awaryjnej.

c)                 Hydranty, gaśnice i elektryczne szafy sterownicze muszą pozostawać całkowicie wolne i być zawsze łatwo dostępne.

d)                 Pokrycia dachowe z materiałów łatwopalnych lub PCV są zabronione w konstrukcji stoiska. W przypadku zastosowania pokrycia dachowego należy przedstawić organizatorowi dowód odporności ogniowej.

e)                 Wszystkie instalacje elektryczne muszą być zgodne z przepisami dla instalacji elektrycznych (AREI). Instalacje elektryczne muszą być wykonywane przez wykwalifikowany personel. Osoby te muszą być ubezpieczone przez firmę ubezpieczeniową na wypadek ewentualnych wypadków. Wszystkie instalacje są poddawane kontroli zgodności, a instalacje, które naruszają przepisy AREI, nie mogą być oddawane do eksploatacji. W takim przypadku nastąpi odmowa zasilania bez jakiejkolwiek formy rekompensaty.

                    Koszty ww. kontroli są ponoszone przez wystawcę. Wszystkie używane urządzenia i przyrządy muszą być zgodne z obowiązującymi przepisami.

f)                  Obowiązkowe materiały:

                    Do budowy stoisk lub innych konstrukcji mogą być użyte tylko dwa rodzaje materiałów:

a.        Wyprodukowane z typu A0 lub A1 z normą NBN 21-203 lub równoważnymi normami EN.

b.        Składające się z drewna naturalnego, kompozytowego lub aglomerowanego, o minimalnej grubości 15 mm.

Dla wszystkich materiałów należy dostarczyć certyfikat potwierdzający odporność ogniową materiału.

Jeśli materiał jest ognioodporny, na świadectwie muszą być podane następujące elementy:

- rodzaj zastosowanych produktów i datę obróbki

- czas trwania skuteczności obróbki i wszelkie środki ostrożności, jakie należy podjąć w celu utrzymania tej skuteczności

                    Organizator lub właściwa straż pożarna zawsze może zażądać tego certyfikatu do weryfikacji.

g)                 Stosowanie farby

Farby olejne, lakiery lub inne powłoki o takim samym ryzyku pożarowym są dozwolone tylko dla materiałów typu A1. Pozostałości farb i zużyte materiały malarskie muszą zostać usunięte przez wystawcę.

h)                 Swobodnie zawieszane materiały dekoracyjne

                    Kurtyny, welony itp. mogą być stosowane, jeśli wystawca weźmie pod uwagę następujące punkty:

                    - materiały muszą mieć zagwarantowaną ognioodporność (wymagany certyfikat)

                    - materiały są umieszczone z dala od wszelkich źródeł ciepła

i)                  Silniki spalinowe

Przy wystawianiu silników ze spalaniem wewnętrznym wystawca musi poinformować serwis techniczny organizatora w celu uzyskania odprowadzenia spalonych gazów.

We wniosku należy podać następujące kwestie:

- wszystkie dane techniczne silnika

- lokalizacja i przewidywana modyfikacja

- charakter materiałów

- moc urządzeń podłączonych do silnika

Organizator, we współpracy z właściwą strażą pożarną, udziela zezwolenia na uruchomienie silników. Mogą zostać zastosowane niezbędne środki ostrożności.

j)                  Urządzenia gazowe

Propan butan: Wszystkie butle muszą być umieszczone na zewnątrz budynku. Przed oddaniem do użytku, niezależny organ kontrolny musi sporządzić zatwierdzony raport z kontroli.

k)                 Balony

Nadmuchiwane balony zawierające łatwopalne lub toksyczne gazy nie mogą być wystawiane ani rozprowadzane.

l)                  W przypadku wszystkich urządzeń lub prac z otwartym ogniem należy wcześniej złożyć wniosek do służby technicznej o takie pozwolenie na wypadek pożaru.

m)                Środki ostrożności mające na celu zapobieganie legionelli

Wystawianie z otwartą, płynącą, spryskującą wodą lub mgiełką jest zabronione, chyba że spełnione są następujące wymagania:

1. Każdy, kto chce w jakikolwiek sposób korzystać z wody, musi mieć przyłącze wodne poprzez sieć dystrybucyjną. Woda pochodząca z węży pożarniczych nie nadaje się do picia i nie może być używana.

2. Woda poza kategorią ryzyka (zimniejsza niż 20°C i cieplejsza niż 60°C) powinna być w każdym przypadku wymieniana codziennie, najlepiej bardziej regularnie. Zaleca się informowanie odbiorców i organów kontrolnych za pomocą termometrów, że woda ta jest albo zbyt gorąca albo zbyt zimna i dlatego może stanowić zagrożenie dla zdrowia.

3. Stosowanie wody w zakresie kategorii ryzyka (temperatura między 20°C a 60°C), np. w wannach z hydromasażem, jest dozwolone tylko wtedy, gdy wartości stężenia chloru wynoszą od 0,4 do 0,6 mg/L i gdy woda jest wymieniana bardzo regularnie, co najmniej dwa razy dziennie. Zaleca się stosowanie dalszych środków dezynfekcyjnych (np. ozon).

4. Każdy uczestnik musi 4 razy dziennie przeprowadzać kontrolę temperatury i brać udział we wszystkich możliwych testach, próbach i inspekcjach organizowanych przez XPO GROUP i organy urzędowe.

5. Organizacja wystawy lub XPO GROUP będzie ściśle nadzorować i niezwłocznie karać naruszenia, które mogą doprowadzić do usunięcia eksponowanego materiału z wystawy.

n)                 Zakaz palenia tytoniu

Podpisując umowę z XPO GROUP, wystawca potwierdza, że świadom jest polityki obowiązującej od 1 stycznia 2006 r., hale XPO GROUP oraz ich przybudówki objęte są zakazem palenia "KB Rookbeleid" (polityka palenia) z dnia 19/02/2005. Przestrzeganie tej polityki jest narzucone personelowi, pracownikom i osobom zatrudnionym przez wystawcę. Ponieważ ten ostatni jest odpowiedzialny za przekazanie informacji swoim kontrahentom, nakłada on na swoich kontrahentów obowiązek przestrzegania "KB Rookbeleid".

Uwaga: zabronione są również elektroniczne papierosy.

Artykuł 33.: Kontrola

Organizator i właściwe władze muszą mieć stały dostęp do stoiska wystawcy, aby mieć pewność, że powyższe przepisy, jak również wszystkie postanowienia umowy zawartej między stronami są przestrzegane. Organizator może wnioskować o dokonanie zmian, które uzna za konieczne. Kontrola, nadzór i zmiany dokonywane przez organizatora nie wykluczają w żaden sposób odpowiedzialności wystawcy.

Artykuł 34.: Nadzór

Jeżeli zajdzie taka potrzeba, w czasie trwania montażu i demontażu, a także w czasie trwania wydarzenia, organizator ustanawia służbę nadzoru, która ma na celu zapobieganie naruszeniom i podkreślanie zgodności z umową zawartą między stronami.

Wystawcy są zobowiązani stosować się do poleceń tych osób, a w przypadku sporu, kontaktować się bezpośrednio z organizatorem. Niewłaściwe podejście do pracowników ochrony zostanie ukarane rozwiązaniem umowy i natychmiastowym wykluczeniem wystawcy, o którym mowa w artykule 12 niniejszych ogólnych zasad i warunków. Organizator może w razie potrzeby zwrócić się do osób odpowiedzialnych za porządek publiczny. Pracownicy ochrony nie przyjmują żadnych zleceń powierzonych im przez wystawców. W żadnym wypadku organizator nie może być odpowiedzialny za zdarzenia, które z tego wynikają.

Wystawca jest odpowiedzialny za nadzór nad rzeczami na swoim stoisku. Nie może on jednak utrzymywać tam personelu poza godzinami otwarcia wydarzenia.

Wystawca, który czuje się poszkodowany przez innych wystawców lub osoby trzecie, może zwrócić się do nich tylko bezpośrednio i w żaden sposób nie może pociągnąć do odpowiedzialności organizatora.

Artykuł 35.: Przetwarzanie danych osobowych

1. Przetwarzanie danych osobowych przez organizatora jako administratora danych i ich przekazywanie klientowi reguluje oświadczenie o ochronie prywatności, które znajduje się na stronie internetowej https://www.kortrijkxpo.com/privacy-policy/

2. W zakresie, w jakim w ramach i na potrzeby realizacji niniejszej umowy spółka BV XPO GROUP uzyskuje za pośrednictwem swoich klientów dane podlegające RODO i funkcjonuje jako podmiot przetwarzający te dane dla swoich klientów, klient gwarantuje spółce BV XPO GROUP, że udostępnione jej dane zostały uzyskane zgodnie z prawem i jako takie mogą być jej przekazane i przez nią przetwarzane.

Spółka BV XPO GROUP wykorzysta te dane wyłącznie na potrzeby prawidłowego wykonania umowy. Będzie przechowywać te dane odpowiednio zabezpieczone, wyłącznie przez okres obowiązywania umowy i maksymalnie przez 5 lat. Jeśli spółka BV XPO GROUP będzie korzystać z usług osób trzecich w celu przechowywania i przetwarzania danych, nałoży na nie takie samo zobowiązanie.

Klient zwolni spółkę XPO GROUP z odpowiedzialności za wszelkie roszczenia osób trzecich, w tym z kar finansowych za naruszenie przepisów RODO, które będą wysuwane/nakładane w związku z wyżej wspomnianymi danymi, sposobem ich gromadzenia i/lub przekazywania spółce BV XPO GROUP.

Artykuł 36.: Odpowiedzialność

Budowa, rozmieszczenie i demontaż stoiska odbywa się na koszt, ryzyko i odpowiedzialność wystawcy. Organizator w żadnym wypadku nie może być pociągnięty do odpowiedzialności za ewentualne wypadki lub szkody z tego wynikające.

Jeżeli wystawca polega przy budowie, aranżacji i demontażu na podwykonawcy stoiska lub innej osobie trzeciej, to wystawca gwarantuje, że te osoby trzecie będą przestrzegać wszystkich postanowień umowy pomiędzy organizatorem a wystawcą. Wystawca ponosi solidarną odpowiedzialność wraz z wykonawcą/podwykonawcą stoiska lub osobą trzecią za wszelkie możliwe szkody.

Personel i pracownicy wystawcy oraz osoby wykonujące prace na rzecz wystawcy, niezależnie od charakteru ich stosunku umownego, nie są w żadnym wypadku uważani za pracowników organizatora i nie mogą być pociągnięci do odpowiedzialności, nawet jeżeli otrzymali instrukcje od organizatora.

Wystawca ponosi pełną odpowiedzialność za swoje towary lub produkty lub osoby trzecie znajdujące się pod jego opieką i to od momentu dostarczenia tych towarów na miejsce do momentu ich opuszczenia.

Organizator nigdy nie może być uznany za depozytariusza w odniesieniu do towarów wystawcy lub jego gości i dlatego w żadnym wypadku nie może być pociągnięty do odpowiedzialności za ewentualną utratę lub uszkodzenie tych towarów i wszelkich powierzonych mu przedmiotów.

Artykuł 37.: Zwolnienie z odpowiedzialności

Organizator nigdy nie może być pociągnięty do odpowiedzialności za szkody bezpośrednio lub pośrednio związane z jednym z poniższych przypadków: (cyberprzestępstwo) kradzież (w tym między innymi skimming, hackerstwo...), wandalizm, złośliwe zamiary, wojna, trzęsienie ziemi, fala pływowa, osunięcie się ziemi, wysoki poziom wody, powódź lub każda inna klęska żywiołowa.

Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody powstałe w wyniku użycia, posiadania lub manipulowania materiałami wybuchowymi, amunicją lub narzędziami wojennymi.

Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody powstałe w wyniku wady produktów lub prac z powodu wady lub braków w projekcie, produkcji, przygotowaniu, instrukcji lub instrukcji obsługi.

Artykuł 38.: Roszczenie

W przypadku reklamacji wystawca musi niezwłocznie poinformować o tym organizatora i udzielić wszystkich prawidłowych, kompletnych i przydatnych informacji o okolicznościach reklamacji.

Artykuł 39.: Ubezpieczenie

Przed uczestnictwem w wydarzeniu wystawca musi posiadać ubezpieczenie od "kompleksowego ryzyka", które obejmuje pożar, kradzież (z wyjątkiem zwykłego zaginięcia), uszkodzenie lub zniszczenie w wyniku znaczącego wypadku zarówno na czas pobytu na wydarzeniu, jak i na czas transportu w obie strony.

W polisie tej zawarta jest rezygnacja z roszczeń regresowych wobec XPO GROUP BV i jej spółek zależnych. Obowiązek ten wygasa, jeśli wystawca posiada własne ubezpieczenie. Jeśli wystawca nie wykupił ubezpieczenia, firma XPO GROUP BV i jej spółki zależne nie mogą być pociągnięte do odpowiedzialności za jakiekolwiek szkody na stoisku i jego zawartości. Ubezpieczenie może być zawarte w opłacie za uczestnictwo. W takim przypadku jest to zaznaczone w cyfrowej rejestracji.

Uczestnicząc w procesie rejestracji, wystawcy zrzekają się wszelkich roszczeń regresowych wobec dekoratorów, właścicieli i najemców budynków za szkody wyrządzone w eksponowanym materiale, budowie stoiska itp. niezależnie od przyczyny. Wszelkie roszczenia odszkodowawcze związane z zaginięciami będą akceptowane tylko w takim zakresie, w jakim zostały oficjalnie stwierdzone protokołem policyjnym.

Przed udziałem w wydarzeniu wystawca musi posiadać polisę ubezpieczeniową od odpowiedzialności cywilnej, która zapewnia ochronę również podczas wydarzeń odbywających się poza siedzibą wystawcy.

Wystawca jest zobowiązany do ubezpieczenia się od wypadków przy pracy własnego personelu.

Artykuł 40.: Siła wyższa po stronie organizatora

Jeżeli z powodu działania siły wyższej normalny przebieg organizacji lub innych usług zostałyby zakłócone lub uniemożliwione, organizator zastrzega sobie prawo do przedłużenia, wcześniejszego zamknięcia, przełożenia lub odwołania wydarzenia lub rozszerzenia jego cyfrowej części, co nie będzie uprawniać klientów do dochodzenia jakiegokolwiek odszkodowania.

Jeżeli organizator wydarzenia zadecyduje się odwołać wydarzenie i zrobi to na co najmniej sześć miesięcy przed jego planowanym rozpoczęciem, zafakturowane już kwoty zostaną skorygowane notą kredytową a wszelkie zapłacone kwoty zostaną zwrócone wystawcy.

W przypadku anulowania wydarzenia w późniejszym czasie, z zapłaconych kwot zostanie potrącona kwota proporcjonalna do kosztów już poniesionych przez organizatora. Jednak faktury za już wykonane usługi będą musiały zostać opłacone w całości.

Jeśli ze względu na okoliczności spowodowane siłą wyższą zamówiona usługa nie będzie mogła zostać udostępniona klientowi lub nie będzie mogła zostać udostępniona w terminie, nie będzie mu za to przysługiwać żadne odszkodowanie.

Za zdarzenie spowodowane siłą wyższą występujące po stronie organizatora uważa się nieprzewidziane okoliczności dotyczące osób i/lub materiałów, w tym przestrzeni wystawienniczej, z których (pomocy) spółka BV XPO GROUP korzysta lub ma w zwyczaju korzystać na potrzeby realizacji umowy, które to okoliczności mają charakter uniemożliwiający bądź utrudniający realizację umowy i/lub nieproporcjonalne zwiększający jej koszty na tyle, że od spółki BV XPO GROUP nie można będzie racjonalnie wymagać wykonania postanowień umowy. Bez konieczności spełnienia zwyczajowego wymogu „nieprzewidywalności” za siłę wyższą uważa się między innymi: pożar, eksplozję, szkody spowodowane przez wodę lub mróz, powodzie, strajki, zamieszki, wypadki lub choroby personelu, pandemie, epidemie, obowiązkowe lub zalecane środki kwarantanny bądź też inne środki nałożone lub zalecane przez władze, przerwy w działalności gospodarczej, niedobory materiałowe i/lub energetyczne, opóźnienie lub brak dostaw ze strony dostawców, zakłócenia w transporcie, ograniczenia w imporcie i eksporcie, ograniczenia lub wszelkie zakazy nakładane przez władze publiczne.

Artykuł 41.: Siła wyższa po stronie klienta

W przypadku, gdy z powodu zdarzenia spowodowanego siłą wyższą klient nie będzie mógł lub będzie miał trudności z uczestnictwem w wydarzeniu lub innych usługach, na które się zarejestrował, w odniesieniu do wystawcy obowiązywać będą w nieumniejszonym stopniu postanowienia artykułu 13a) niniejszych warunków i będzie on miał nadal należne do zapłaty kwoty określone w tym artykule.

W każdym przypadku w odniesieniu do wszystkich klientów spółki BV XPO GROUP obowiązuje zasada, że kwoty już zapłacone nie podlegają zwrotowi w przypadku, jeśli po ich stronie nastąpi zdarzenie spowodowane działaniem siły wyższej.

Artykuł 42.: Energia elektryczna, media i inne usługi

W żadnym wypadku organizator nie może być pociągnięty do odpowiedzialności za całkowitą lub częściową awarię oświetlenia elektrycznego lub innych mediów lub usług, które mogłyby uniemożliwić lub uniemożliwić wykonanie planowanej czynności.

Przepis ten obowiązuje również w przypadku pożaru, kradzieży, utraty lub uszkodzenia jakiegokolwiek rodzaju, jak również w przypadku klęsk żywiołowych, takich jak powodzie.

Jeżeli z powodu okoliczności spowodowanych siłą wyższą zamówiona usługa nie może być udostępniona klientowi lub nie może być udostępniona na czas, nie zostanie mu przyznane odszkodowanie.

Artykuł 43.: Sytuacja nadzwyczajna

Klient oświadcza, że będzie się stosował do decyzji organizatora we wszystkich przypadkach nie objętych niniejszymi warunkami ogólnymi.

Artykuł 44.: Nieprzewidziane koszty

Klient ponosi wszelkie koszty, które organizator ponosi na jego korzyść i które nie są zawarte w opłatach, jak opisano w artykule 7 niniejszych ogólnych zasad i warunków.

Artykuł 45.: Odstępstwa

Stosunki umowne pomiędzy stronami są regulowane przez niniejsze ogólne zasady i warunki, o ile nie zostały wyraźnie określone w dodatkowych warunkach zawartych w formularzu cyfrowej rejestracji i w e-mailu z potwierdzeniem, które stanowią nieodłączną część umowy zawartej pomiędzy usługodawcą a klientem.

Klient potwierdza, że przyjął to do wiadomości i wyraźnie odstępuje od zastosowania jego własnych ogólnych zasad i warunków.

Jakiekolwiek odstępstwo od niniejszych ogólnych zasad i warunków musi być wcześniej zatwierdzone na piśmie przez organizatora i będzie ważne jednorazowo.

Klient jest zobowiązany do przedstawienia tego uzgodnionego na piśmie odstępstwa na każde żądanie pracowników organizatora sprawdzających przestrzeganie ogólnych zasad i warunków oraz postanowień umowy zawartej pomiędzy stronami.

Jeżeli któreś z postanowień niniejszych ogólnych zasad i warunków okaże się nieskuteczne, należy je zastąpić postanowieniem, które będzie możliwie w jak najbardziej zbliżony sposób wyrażać zamiar pierwotnego postanowienia. Pozostałe przepisy pozostaną wówczas w pełnej mocy i zachowają swoją skuteczność.

Organizator będzie egzekwował postanowienia niniejszych ogólnych zasad i warunków umowy za pośrednictwem wyznaczonych przez siebie osób.

Artykuł 46.: Rezydencja organizatora

W celu zastosowania się do niniejszych ogólnych zasad i warunków i na czas trwania świadczonej usługi, włącznie z procesem montażu i demontażu imprezy, klient wybiera swoje zameldowanie na terenie BV XPO GROUP w Kortrijk, Belgia, Doorniksesteenweg 216.

Artykuł 47.: Prawo właściwe – Jurysdykcja

Niniejsze ogólne zasady i warunki, jak również umowa zawarta pomiędzy stronami podlegają prawu belgijskiemu. Weksle lub przyjęte instrumenty nie oznaczają zrzeczenia się lub nowacji; niezależnie od zasad i warunków obowiązujących u drugiej strony umowy, nasze warunki będą zawsze nadrzędne.

W przypadku sporu wynikającego z interpretacji niniejszych ogólnych zasad i warunków lub z realizacji postanowień umowy zawartej pomiędzy organizatorem a klientem, sądem właściwym będzie wyłącznie Sąd Gospodarczy i Sąd Pokoju okręgu sądowego Gandawy, wydział zamiejscowy w Kortrijk.