Condizioni generali

CONDIZIONI PREMIUM

Il contratto potrà essere annullato dall’espositore fino al giorno in cui A@W ha inizio. In caso di annullamento, l’espositore sarà comunque tenuto a pagare l’intero costo di partecipazione.

In deroga a quanto stabilito all’articolo 13:b), l’espositore a cui si applicano le Condizioni Premium riceverà un voucher del valore dell’intero costo di partecipazione, purché l’annullamento avvenga almeno sei settimane prima del primo giorno di fiera. In caso di annullamento nelle ultime sei settimane precedenti l’evento, l’espositore non riceverà alcun voucher.

Il costo per le Condizioni Premium corrisponde al 10% del costo di partecipazione per A@W.

Tutti i voucher sono validi per due anni a partire dalla data di annullamento.

Un voucher può essere utilizzato per tutti i prodotti offerti da A@W, o più in generale dall’organizzatore, compreso, in maniera non limitativa, il costo di partecipazione per un’altra o successiva edizione di A@W, un redazionale sulla newsletter, servizi aggiuntivi e pacchetti di sponsorizzazione.

L’espositore può in qualsiasi momento scegliere di passare dalle CONDIZIONI PREMIUM alle CONDIZIONI STANDARD.

CONDIZIONI STANDARD

Il contratto può essere risolto dall'espositore con il pagamento del 40% del costo totale di partecipazione, se la risoluzione avviene fino a 3 mesi prima del primo giorno di fiera (che può svolgersi in forma fisica o digitale), con il pagamento del 70% del costo totale di partecipazione, se la risoluzione avviene fino a 6 settimane prima del primo giorno di fiera (che può svolgersi in forma fisica o digitale) o con il pagamento del 100% del costo totale di partecipazione, se la risoluzione avviene meno di 6 settimane prima del primo giorno di fiera (che può svolgersi in forma fisica o digitale).

XPO GROUP E FILIALI

Condizioni generali per clienti che partecipano ad eventi e manifestazioni fieristiche organizzate da o in collaborazione con BV XPO GROUP oppure una delle sue filiali (denominato nel prosieguo “espositore”) e/o che desiderano usufruire degli altri servizi offerti da BV XPO GROUP o da una delle sue filiali.

I.                  Generale

Art. 1.           Oggetto

                    Art. 2.           Accordo tra il fornitore di servizi ed il cliente

Art. 3.           Perfezionamento dell’accordo

                    Art. 4.           Modifica dell’accordo

                    Art. 5.           Accettazione degli espositori e dei loro prodotti–Criteri di selezione

                    Art. 6.           Riserva sull’assegnazione del posto/stand per espositori

II.                 Attuazione dell’accordo

                    Art. 7.           Costo

                    Art. 8.           Pagamento

Art. 9.           Termini di pagamento

                    Art. 10.         Pagamenti da o verso clienti stranieri

                    Art. 11.         Clausola risolutiva  – Risoluzione dell’accordo

                    Art. 12.         Cessione dei diritti

                    Art. 13.         a) Annullamento da parte del cliente

                    Art. 13          b) Annullamento o rinvio dell’evento

III.                Spazio espositivo

                    Art. 14.         Allacci tecnici

                    Art. 15.         Parcheggio

                    Art. 16.         Stand: allestimento, montaggio e smontaggio

IV.               Prodotti dell’espositore

                    Art. 17.         Prodotti

Art. 18.         Divieti vari

                    Art. 19.         Rifiuti e imballaggi

V.                Offerta di servizi per l’espositore

Art. 20.         Servizi per l’espositore

                    Art. 21.         Ordine di servizi

                    Art. 22.         Servizi obbligatori

VI.               Disposizioni speciali per servizi specifici

                    A. Allegato ai servizi obbligatori

                    Art. 23.         Informazioni e pubblicità nel catalogo

                    B. Allegato ai servizi facoltativi

                    Art. 24.         Forniture di elettricità, acqua, gas e aria compressa

                    Art. 25.         Materiale pubblicitario

                    Art. 26.         Inviti / biglietti

VII.              Pacchetto di servizi per i clienti

                    Art. 27.         Pubblicità

VIII.             Visitatori

                    Art. 28.         Fiere di settore

                    Art. 29.         Diritto di rifiuto

IX.               Regolamentazione statutaria, controllo, sorveglianza

                    Art. 30.         Generale

                    Art. 31.         Normativa fiscale

                    Art. 32.         Norme di sicurezza

                    Art. 33.         Controllo

                    Art. 34.         Vigilanza

                    Art. 35.         Trattamento dei dati personali

X.                Responsabilità civile e assicurazione espositore 

                    Art. 36.         Responsabilità

                    Art. 37.         Esonero

                    Art. 38.         Danni

                    Art. 39.         Assicurazione

XI.               Forza maggiore

                    Art. 40.         Forza maggiore da parte dell’organizzatore

                    Art. 41.         Forza maggiore da parte del cliente

                    Art. 42.         Elettricità, servizi di pubblica utilità e altri servizi

                    Art. 43.         Contingenze

                    Art. 44.         Costi imprevisti

XII.              Conformità dell’accordo

                    Art. 45.         Deroghe

XIII.             Disposizioni finali

                    Art. 46.         Scelta della residenza

                    Art. 47.         Legge applicabile – Foro competente

Articolo 1: Oggetto

La società a responsabilità limitata di diritto belga XPO GROUP, o in forma abbreviata "BV XPO GROUP", con sede a Courtrai (Kortrijk) (Belgio), Doorniksesteenweg 216, nonché le sue filiali e alcuni organizzatori da essa autorizzati ai quali mette a disposizione i propri spazi e/o locali fieristici, di seguito denominati entrambi “l’organizzatore” o “il fornitore di servizi”, organizzano regolarmente varie manifestazioni fieristiche ed eventi, nel senso più ampio del termine, che possono aver luogo sia fisicamente sia in forma digitale/virtuale, o con una combinazione delle due cose.

Qualsiasi persona che ricorre ai servizi di cui sopra del fornitore viene denominata nel prosieguo "cliente".

I clienti che partecipano a una fiera o a un'esposizione vengono denominati nel prosieguo "espositori", fermo restando che con il termine "clienti" s’intendono sia i clienti-espositori sia gli altri clienti di BV XPO GROUP (compresi, in via non limitativa, gli inserzionisti e gli organizzatori da essa riconosciuti) e delle sue filiali, salvo diversa indicazione.

Per quanto riguarda gli espositori, la BV XPO GROUP non agisce come locatore di edifici, bensì come realizzatore di iniziative organizzate da essa o da organizzatori esterni riconosciuti nei suoi spazi e/o locali fieristici.

Le presenti condizioni generali regolano i rapporti contrattuali tra il fornitore di servizi ed i clienti.

Articolo 2: Accordo tra il fornitore di servizi ed il cliente

Il fornitore di servizi stipula con il cliente un accordo relativo, tra l'altro, alla fornitura di uno stand/uno spazio e di un pacchetto di servizi accessori, che può riguardare la parte fisica o digitale dell'evento in questione, di seguito denominato "l’accordo".

Il suddetto accordo è regolato dai seguenti documenti, che costituiscono parte integrante dei rapporti contrattuali tra le due parti:

1.                 Le condizioni generali di contratto

2.                 Le condizioni indicate in fase di iscrizione digitale e riportate nell’e-mail di conferma del fornitore di servizi, per quanto applicabili.

Queste condizioni si applicano in modo specifico alla manifestazione o alla fiera in questione.

3.                 L’ordine di servizi, per quanto applicabile

Contiene l'elenco dei servizi obbligatori e facoltativi a disposizione dei clienti, ciascuno con le proprie specifiche modalità di implementazione, e un webshop dove sono elencati i prezzi per ogni servizio.

4.                 Accordo separato, per quanto applicabile

Tale documento contiene gli accordi speciali stipulati tra il fornitore di servizi e il cliente nel contesto di servizi specifici.

Articolo 3: Perfezionamento dell’accordo

Il contratto viene stipulato quando il fornitore di servizi invia al cliente un'e-mail di conferma denominata "conferma di iscrizione" indicando, se del caso, il numero dello stand assegnato ed eventuali disposizioni speciali o deroghe. La data dell'e-mail di conferma viene considerata come data di stipula del contratto.

Per perfezionare l’accordo con l'organizzatore il candidato espositore deve presentare all'organizzatore l'iscrizione digitale debitamente compilata e firmata.

Con l'invio dell'iscrizione digitale firmata l'espositore riconosce di aver letto e di accettare tutte le disposizioni delle presenti condizioni generali di contratto e di ogni altro documento o direttiva che l'organizzatore potrà redigere o emettere in merito alla manifestazione a cui si riferisce l'iscrizione, come ad esempio l’Ordine di servizi.

Attraverso l’iscrizione digitale il candidato espositore si impegna definitivamente. Per ARCHITECT@WORK l'iscrizione consente la partecipazione alla procedura di selezione. Con l'iscrizione il candidato espositore si impegna a partecipare ad ARCHITECT@WORK nel caso in cui la sua iscrizione sia approvata.

L’accordo si perfeziona con l'invio all'espositore da parte dell'organizzatore di un’e-mail di conferma "conferma di iscrizione", nella quale sono indicati, se del caso, il numero di stand assegnato e le eventuali disposizioni particolari o deroghe. La data dell'e-mail di conferma sarà considerata la data di stipula del contratto.

Articolo 4: Modifica dell'accordo

Il fornitore di servizi si riserva il diritto, dopo il perfezionamento del contratto, di apportare modifiche alle disposizioni del contratto come, ad esempio, le tariffe di partecipazione, qualora un cambiamento economico generale lo giustifichi.

In caso di variazione delle tariffe, l'organizzatore informerà l'espositore che avrà otto giorni di tempo per annullare eventualmente la sua partecipazione.

Articolo 5: Accettazione degli espositori e dei loro prodotti - Criteri di selezione

La scelta degli espositori e dei prodotti, articoli e servizi da esporre è determinata dall'organizzatore, in funzione, tra l'altro, del tema della manifestazione o della fiera e secondo un programma che mira ad uno sviluppo positivo della manifestazione nel tempo.

L’iscrizione digitale del candidato espositore può essere rifiutata dall'organizzatore. Questa decisione di rifiuto non ha bisogno di essere motivata. Inoltre, l'organizzatore può in qualsiasi momento annullare una richiesta che aveva precedentemente accettato. Il rifiuto o l'annullamento di una richiesta di ammissione o di partecipazione non può comportare alcun risarcimento che non sia il rimborso integrale degli anticipi versati.

In caso di mancato o parziale pagamento delle fatture o di fatture di una precedente edizione della fiera o di un'altra fiera organizzata da BV XPO GROUP e/o dalle sue filiali, l'organizzatore vanta sempre il diritto, dopo 8 giorni dall'invio di una comunicazione di costituzione in mora a mezzo raccomandata e senza intervento giudiziario, di sospendere il contratto in toto o in parte fino al completo ed effettivo pagamento del suddetto importo insoluto.

L'organizzatore dispone della facoltà di suddividere i prodotti, gli articoli e i servizi ammessi in categorie e gruppi, nonché di imporre un limite quantitativo per quanto riguarda il numero di espositori e l'area espositiva da assegnare.

Il candidato espositore deve registrarsi fornendo il proprio nome personale se gestisce un'attività come commerciante individuale o con la denominazione sociale completa se si tratta di una società. Il candidato espositore deve citare il suo numero di iscrizione nel Registro delle Imprese belga (presso la ”Banque-Carrefour des Entreprises” / “Kruispuntbank van Ondernemingen”) o quanto previsto nel proprio Paese se si tratta di un espositore straniero.

Si presume che la persona che firma l’iscrizione digitale grado disponga del potere di vincolare legalmente la società. In caso contrario, può essere ritenuto responsabile in solido con la società per il pagamento di tutti i costi di partecipazione sostenuti.

Con la registrazione digitale tramite il portale espositori della BV XPO GROUP, l'espositore conferma di avere preso visione e di accettare tutte le clausole delle presenti condizioni generali di vendita.

Articolo 6: Riserva sull’assegnazione del posto/stand per espositori

L'eventuale assegnazione dei posti/stand terrà conto, per quanto possibile, della preferenza indicata dal candidato espositore all'atto dell'iscrizione digitale. Tuttavia, l'organizzatore non è vincolato dalla preferenza indicata dall'espositore all’assegnazione di specifici posti/stand. Se del caso, l'organizzatore si riserva il diritto finale di assegnazione definitiva dello stand e ciò nell'interesse generale dell'evento in questione. La corretta determinazione dello stand sarà eventualmente comunicata all'espositore nell’e-mail di conferma.

L'organizzatore si riserva il diritto, se del caso, di modificare il posto assegnato nell'e-mail di conferma in un secondo momento, e ciò per motivi organizzativi. L'espositore è obbligato ad accettare il nuovo stand e non vanta il diritto di rinunciare alla partecipazione in virtù della modificata assegnazione.

Gli espositori che non concordassero con la decisione dell'organizzatore in merito all'ubicazione dello stand non possono invocare alcuna colpa da parte dell'organizzatore che giustifichi un risarcimento o la risoluzione del contratto a danno dell'organizzatore.

Articolo 7: Costo

1.                 Il prezzo da corrispondere da parte del cliente è composto da un compenso per i servizi erogati dal fornitore.

2.                 In particolare il costo di partecipazione per manifestazioni o fiere di settore a carico dell'espositore, consiste, tra l'altro, e se del caso, in un canone per lo stand e in un canone per i servizi messi a disposizione o concordati, che possono riguardare una manifestazione fisica e/o digitale.

Per eventi o fiere specifiche, questa quota di partecipazione può essere maggiorata con un deposito e/o un contributo fisso, il cui importo è specificato nella pagina di iscrizione digitale.

a.                 Costo per lo stand (se applicabile)

Il costo dello stand varia da un evento all'altro e da un anno all'altro ed è sempre specificato sulla pagina di iscrizione digitale.

b.                 Costo dei servizi per l’espositore

Si tratta di un canone per vari servizi obbligatori e facoltativi messi a disposizione dell'espositore dall'organizzatore. A seconda dell'evento, questi servizi possono riguardare una parte fisica e/o digitale della manifestazione.

c.                 Quota di partecipazione fissa

Si prega di fare riferimento alla pagina di iscrizione digitale.

d.                 Osservazioni

Salvo diversa disposizione scritta, le tasse e le altre imposte non sono incluse nell'importo delle tariffe e rimangono a carico dell'espositore.

Articolo 8: Pagamento

Il pagamento delle quote dovute dall’espositore deve essere effettuato 14 giorni dopo la ricezione della fattura.

Il pagamento dei servizi diversi dagli eventi e dalle fiere viene effettuato in conformità con le condizioni di cui all'articolo 21 o articolo 28 delle presenti condizioni o, se del caso, con le condizioni riportate nell'accordo separato tra il fornitore di servizi e il cliente.

Articolo 9: Termini di pagamento

1. Il cliente si impegna a saldare tutte le fatture prima della data di scadenza indicata, mediante versamento su uno dei conti correnti indicati in fattura. Non si accettano assegni.

2. Eventuali fatture non saldate, del tutto o in parte, alla data di scadenza saranno aumentate automaticamente e per effetto di legge a partire dalla data di scadenza, senza intervento giudiziario o preavviso di mora, di un interesse convenzionale dell'1% al mese sull'importo ancora dovuto.

3. Se una fattura, o parte di essa, non viene saldata entro la scadenza, senza giustificazione valida, per effetto di negligenza o di errore, e dopo che è stata invano presentata notifica al debitore, l’importo dovuto verrà aumentato del 15%, con un minimo di 150,00 EUR e un massimo di 2.000,00 EUR, anche in caso di concessione di un periodo di dilazione.

4. Salvo che siano state specificate altre condizioni o che venga dichiarata una data di scadenza specifica in fattura, tutte le fatture devono essere saldate con pagamento immediato.

5. Il mancato pagamento totale o parziale di una fattura alla scadenza annulla automaticamente l’eventuale rinvio dei termini di pagamento per altri servizi o forniture e rende immediatamente esigibili tutte le fatture non scadute e pagabili.

6. L'accettazione di cambiali o di qualsiasi altro mezzo di pagamento non costituisce novazione del debito e non influisce in alcun modo sulle presenti condizioni di pagamento.

7. Qualsiasi contestazione può essere valida e presa in considerazione solo se effettuata per iscritto e presentata entro otto giorni dal ricevimento della fattura. Salvo che vengano prodotte prove documentali del contrario, la data di fatturazione verrà presa a riferimento come data di ricezione della fattura.

Articolo 10: Pagamenti da o verso clienti stranieri

Tutti i costi derivanti dai pagamenti effettuati da o verso un cliente straniero, come le spese bancarie, sono a carico del cliente.

Articolo 11: Clausola risolutiva – Risoluzione dell’accordo

Fatto salvo il suo diritto al pagamento integrale, in caso di mancato o parziale pagamento entro un'unica data di scadenza e in caso di mancato rispetto del contratto da parte del cliente, l'organizzatore vanta il diritto, a sua discrezione e dopo la notifica registrata dell'inadempienza, di risolvere il contratto in toto o in parte per effetto di legge e senza alcun ricorso alla magistratura, negando così al cliente l'uso dei servizi forniti e, con particolare riferimento all'espositore,  escludendolo immediatamente dalla partecipazione all’evento o alla fiera.

Ciò può avvenire, ad esempio, se l'espositore non soddisfa più i criteri di selezione o se, anche dopo l'accettazione della partecipazione, l'organizzatore viene a conoscenza di fatti gravi che riguardano l'espositore e che possono danneggiare la reputazione della manifestazione o della fiera.

In caso di risoluzione del contratto a spese del cliente, tutte le somme già versate acquisite non saranno restituite e il pagamento per le prestazioni già effettuate, anche se non ancora fatturate, dovrà essere corrisposto al fornitore di servizi senza che il cliente possa pretendere il minimo risarcimento.

In tal caso, l'organizzatore si riserva anche il diritto, se del caso, di riappropriarsi immediatamente degli stand assegnati all'espositore per i quali non sia stato ancora saldato il pagamento dovuto. L'organizzatore può inoltre opporsi alla rimozione di qualsiasi materiale appartenente all'espositore fino al completo ed effettivo pagamento del saldo.

Articolo 12: Cessione dei diritti

Al cliente è fatto divieto di cedere a terzi i diritti e gli obblighi derivanti dall’accordo stipulato con l'organizzatore, a meno che non sia stato espressamente e preventivamente concordato per iscritto dall'organizzatore.

Articolo 13: a) Annullamento da parte del cliente

Il contratto può essere risolto dall'espositore con il pagamento del 40% del costo totale di partecipazione, se la risoluzione avviene fino a 3 mesi prima del primo giorno di fiera (che può svolgersi in forma fisica o digitale), con il pagamento del 70% del costo totale di partecipazione, se la risoluzione avviene fino a 6 settimane prima del primo giorno di fiera (che può svolgersi in forma fisica o digitale) o con il pagamento del 100% del costo totale di partecipazione, se la risoluzione avviene meno di 6 settimane prima del primo giorno di fiera (che può svolgersi in forma fisica o digitale). Il contratto può essere validamente disdetto soltanto tramite lettera raccomandata / e-mail certificata all'organizzatore. L’eventuale riduzione della superficie dello stand originariamente riservato è considerata come cancellazione della parte in questione.

L'espositore riconosce che questi accordi sono ragionevoli e che, tra l'altro, rimborserà all'organizzatore tramite una quota forfettaria i costi già sostenuti e i servizi resi.

In caso di cancellazione, l'organizzatore vanta il diritto di svincolare e rinoleggiare lo stand, fermo restando il risarcimento dovuto dall'espositore come indicato al primo paragrafo del presente articolo. Soltanto l’organizzatore è autorizzato a rinoleggiare a terzi lo spazio. Qualora lo stand - per qualsiasi motivo - non venga riaffittato, tutte le spese per la decorazione dello spazio vuoto saranno a carico dell'espositore e si aggiungeranno alle tariffe concordate nel primo paragrafo del presente articolo.

L'annullamento dei servizi diversi dagli eventi e dalle fiere avrà luogo secondo le modalità stabilite negli articoli 21 o 28 delle presenti condizioni o, se del caso, nell'accordo separato stipulato tra il fornitore di servizi e il cliente.

Articolo 13: b) Annullamento o rinvio dell’evento

Nel caso in cui BV XPO GROUP o una delle sue filiali, o in generale l'organizzatore, decida di annullare la manifestazione fieristica per qualsiasi motivo diverso da un caso di forza maggiore da parte sua, l'organizzatore dovrà all’espositore soltanto il rimborso degli anticipi e gli importi delle fatture già pagate, senza che l'espositore possa pretendere alcun altro risarcimento (danni). Inoltre, BV XPO GROUP o l'organizzatore in generale si riserva il diritto, senza alcun risarcimento per gli espositori, di decidere in qualsiasi momento di estendere, rinviare o chiudere anticipatamente la manifestazione o di spostarla nel tempo e nello spazio, o di ampliare la parte digitale dell'organizzazione, se ciò dovesse rendersi necessaria o utile per il bene comune e a beneficio della manifestazione e della sua organizzazione.

Inoltre, BV XPO GROUP o, in generale, l'organizzatore, si riserva il diritto, senza alcun diritto di risarcimento per gli espositori o di rimborso di anticipi o fatture, di decidere in qualsiasi momento di prorogare, rinviare a tempo indeterminato, chiudere anticipatamente, la fiera o spostarla nel tempo e nello spazio, nonché ampliare la sezione e l’organizzazione digitale della fiera (di seguito "Fiera modificata") qualora ciò risultasse necessario o utile per il benessere generale e andasse a vantaggio della fiera e dell'organizzazione della stessa. L'iscrizione dell'espositore alla fiera originaria sarà mantenuta per la Fiera modificata, fermo restando che qualora un espositore non desiderasse più partecipare alla Fiera modificata, ciò sarà considerato come un annullamento da parte dell'espositore analogamente a quanto definito al punto 13:a) delle presenti condizioni generali."

Articolo 14: Allacci tecnici

L'allaccio per l'elettricità, l'acqua, il drenaggio, il gas, ecc., se applicabile, viene effettuato esclusivamente tramite l'organizzatore. L'espositore non può occuparsi autonomamente dei collegamenti.

Di contro, l'allestimento dello stand stesso è di competenza dell'espositore. L'organizzatore non si assume alcuna responsabilità, se del caso, per gli allacci elettrici, di gas, acqua e/o altro e l'espositore rinuncia espressamente a qualsiasi richiesta di risarcimento in caso di penuria o interruzione di tali forniture, qualunque sia la loro durata e natura.

Articolo 15: Parcheggio

Il gestore del parcheggio non si assume alcuna responsabilità per eventuali perdite o danni derivanti da incidenti, furti o danni. L'elenco non è esaustivo.

È obbligatorio in ogni momento:

1. seguire immediatamente le istruzioni del personale di sicurezza nominato dal gestore, comunicate direttamente a voce oppure tramite altoparlanti nell'area di parcheggio;

2. osservare scrupolosamente il senso di marcia e tutte le altre istruzioni presenti sul posto. L'utente circola sul posto a proprio rischio e pericolo. A questi parcheggi pubblici si applica il Regolamento generale del traffico;

3. chiudere a chiave i veicoli parcheggiati.

È vietato:

1. effettuare lavori di riparazione, manutenzione o pulizia su un veicolo parcheggiato diversi da quelli strettamente necessari per rendere il veicolo pronto a lasciare il parcheggio;

2. parcheggiare veicoli privi di una targa ufficiale;

3. posizionare un veicolo in modo da ostruire un passaggio. In caso di incidente o di guasto, il veicolo deve essere spostato immediatamente per garantire il libero passaggio del traffico;

4. lasciare nel parcheggio oggetti che non facciano parte dell’equipaggiamento standard di un veicolo attrezzato, come vecchi pneumatici, imballaggi, materiali di scarto e simili;

5. lasciare persone o animali in veicoli parcheggiati;

6. distribuire volantini o altra pubblicità in loco.

Il regolamento completo per gli utenti delle aree di parcheggio dello spazio fieristico è disponibile presso la segreteria.

Articolo 16: Stand: allestimento, montaggio e smontaggio

a.                 Postazione stand (se e nella misura in cui è applicabile)

La postazione messa a disposizione è personale e deve essere occupata durante l'orario di apertura fino alla chiusura dell'evento. È vietato cedere a terzi i diritti d'uso della postazione in qualsiasi forma, in tutto o in parte, gratuitamente o a pagamento. Qualsiasi violazione di questa regola comporterà l'immediata chiusura dello stand e darà luogo allo scioglimento del contratto con il pagamento dei danni come descritto all'articolo 11 delle presenti condizioni generali.

L'espositore può disporre dello stand assegnatogli solo dopo aver adempiuto a tutti gli altri obblighi e aver fornito la prova del pagamento di tutte le fatture in sospeso.

L'organizzatore si riserva il diritto di apportare modifiche al layout generale ogni qualvolta lo ritenga utile o necessario, tra l'altro per creare o rimuovere passaggi, per aumentarne o diminuirne la larghezza e, in generale, per modificare le dimensioni dei posti messi a disposizione. Queste modifiche non daranno luogo ad alcun risarcimento.

b.                 Allestimento stand (se e nella misura applicabile)

L'espositore è responsabile della progettazione e della costruzione del suo stand a proprie spese, a proprio rischio e responsabilità. L'espositore può rivolgersi ad un allestitore professionista dopo l'approvazione del progetto di allestimento e decorazione (vedi sotto).

Quando l'espositore si rivolge a un proprio allestitore di stand, quest'ultimo deve rispettare tutte le disposizioni del contratto e in particolare le disposizioni indicate sul portale espositori e sul webshop. L'espositore vigilerà su tutto ciò e rimarrà comunque responsabile in solido con l'allestitore dello stand per tutti gli eventuali danni.

Le persone impiegate per la costruzione degli stand devono essere in possesso del documento di identificazione richiesto dall'organizzatore.

Il materiale utilizzato per l'allestimento dello stand deve essere ignifugo e deve essere stato approvato dalle autorità locali competenti.

È severamente vietato effettuare o inchiodare fori nel pavimento, nei muri, nei soffitti o in altre pareti dell'area e/o dei locali di esposizione. L'espositore è responsabile di eventuali danni. In caso di danni, l'organizzatore si riserva il diritto di occuparsi direttamente del ripristino dello stato originale e di addebitare all'espositore le spese di riparazione o di sostituzione.

Si ricorda agli espositori che le strutture per la distribuzione dell'energia elettrica, le prese d'acqua e del telefono, le manichette antincendio, le prese d'aria e tutti gli altri dispositivi di uso comune devono rimanere sempre accessibili. È quindi fuori questione allestire qualsiasi cosa che ostacoli il libero accesso a quanto elencato sopra.

c.                 Montaggio stand (se e nella misura in cui è applicabile)

I termini per il montaggio dello stand variano a seconda della manifestazione o della fiera.

In ogni caso, il montaggio dello stand deve essere completato entro le ore 19:00 dell'ultimo giorno di allestimento per consentire all'organizzatore di effettuare efficacemente la pulizia finale delle aree comuni come i corridoi, ecc.

Lo stand, il cui montaggio non è stato effettuato prima delle 19:00 dell'ultimo giorno di costruzione, sarà considerato come non occupato. In tal caso l'organizzatore si riserva il diritto di sciogliere il contratto e di escludere immediatamente l'espositore ai sensi dell'articolo 11 delle presenti condizioni generali di contratto, oppure di occuparsi direttamente dell'allestimento dello stand a spese dell'espositore inadempiente.

d.                 Installazione tardiva dello stand (se e nella misura in cui è applicabile)

Se lo stand dell'espositore non è stato allestito in modo definitivo secondo i termini e le condizioni del contratto, ad esempio in relazione all'illuminazione, alla sorveglianza e alla manutenzione, l'organizzatore addebiterà all'espositore tutti i costi supplementari causati da questo allestimento tardivo.

e.                 Progetto di allestimento stand (se e nella misura in cui è applicabile)

L'allestimento dello stand è di competenza e responsabilità dell'espositore.

L'organizzatore fornirà all'espositore tutte le informazioni pratiche relative al montaggio e allo smontaggio degli stand. L'espositore deve rispettare le linee guida relative all'allestimento del suo stand. L'espositore si occuperà della presentazione dei prodotti e/o servizi esposti nel suo stand.

Per mantenere un carattere adeguato alla manifestazione, l'espositore dovrà allestire uno stand decoroso e ordinato con un minimo di presentazione qualitativa dell'innovazione. In caso contrario, l'organizzatore avrà il diritto di apportare migliorie allo stand a spese dell'espositore inadempiente. Di regola, le strutture e gli altri elementi decorativi non trasparenti non devono superare l'altezza di 2,50 m.

In ogni caso, si consiglia agli espositori di contattare i loro vicini di stand più prossimi, i cui nomi saranno comunicati su semplice richiesta. La costruzione non può danneggiare in alcun modo lo spazio espositivo. Ciò significa che tutti gli stand devono essere autoportanti e non possono essere attaccati in alcun modo all'edificio e/o alle installazioni contigue dello spazio espositivo.

Né persone né cose possono essere messe in pericolo, direttamente o indirettamente, dall’allestimento. L'espositore è responsabile di eventuali danni e l'organizzatore non può in alcun modo essere ritenuto responsabile.

Si deve altresì tenere conto dell'accesso e della possibilità di funzionamento e controllo delle apparecchiature (riscaldamento ecc.) negli edifici. L'organizzatore si riserva il diritto di interrompere i lavori non conformi al regolamento generale o ai progetti previsti. Lo smontaggio dell’allestimento in difetto avverrà a spese e a rischio dell’espositore.

f.                  Insegne pubblicitarie (se e nella misura in cui siano applicabili)

Eventuali insegne pubblicitarie devono essere disposte in modo da non sporgere dai limiti dello stand. Tutte le informazioni utili come dimensioni, vista, punto di fissaggio, ecc. saranno presentate insieme alla domanda.

g.                 Smontaggio dello stand (se e per quanto applicabile)

La postazione stand deve essere liberata al più tardi l'ultimo giorno di fiera entro le ore 23:30. Il materiale dello stand può ancora essere ritirato il giorno successivo dalle 8:00 alle 10:00. L'organizzatore si riserva il diritto di richiedere un risarcimento per ogni giorno di ritardo.

Tutte le merci, le installazioni e le costruzioni esposte devono essere rimosse dall'espositore a proprie spese, rischio e responsabilità.

Quando l'espositore si avvale di un proprio allestitore di stand, quest'ultimo è tenuto a rispettare tutte le disposizioni del contratto e in particolare quelle riportate nel webshop e nel portale dell'espositore. L'espositore vigilerà su tutto ciò e rimarrà comunque responsabile in solido con l'allestitore dello stand per tutti gli eventuali danni.

Le persone impiegate dall'espositore per lo smontaggio dello stand devono essere in possesso di un documento d'identificazione.

Quando lo stand viene smontato, l'espositore deve riportare lo spazio alle condizioni originali e riparare gli eventuali danni causati ai locali, agli edifici e alle attrezzature messe a sua disposizione. L'organizzatore si riserva il diritto di far eseguire il ripristino a spese dell'espositore (ad es. rimozione dei residui di nastro adesivo).

Se l'espositore non ha smontato il proprio stand o gli oggetti esposti entro il termine stabilito, l'organizzatore può, senza preavviso e a rischio e spese dell'espositore, far smontare lo stand e depositare gli oggetti e il materiale non rimosso o trattenuto a titolo di garanzia in un deposito pubblico. La restituzione delle merci e dei materiali in custodia è subordinata al rimborso delle spese sostenute.

Indipendentemente dall'attuazione delle disposizioni di cui sopra, l'organizzatore può opporsi a qualsiasi rimozione di materiale, fin tanto che una qualsivoglia somma rimanga insoluta.

Articolo 17: Prodotti

Possono essere esposti solo i prodotti, gli articoli ed i servizi approvati dal comitato di selezione e comunicati nell’e-mail "conferma delle innovazioni". L'espositore è responsabile dei suoi prodotti ed è tenuto ad adottare tutte le misure per un loro uso corretto e sicuro.

Articolo 18: Divieti vari

Sono vietati, pena lo scioglimento del contratto e l’immediata esclusione dell'espositore ai sensi dell'articolo 11 delle presenti condizioni generali:

a)                 tutte le sostanze inquinanti, esplosive o che producono fumo e, in generale, materiali che possono essere considerati pericolosi o fastidiosi per i visitatori, come alcol, acidi, benzina, olio combustibile, gas, sostanze corrosive, ecc., a meno che non siano confezionati in contenitori adeguatamente robusti, che occupino uno spazio minimo. Sono inoltre vietati: la formazione di vapore, di fumo, ecc., a condizione che l'apparecchiatura utilizzata a tale scopo non sia adattata ad un adeguato sistema di ventilazione e di drenaggio. Non è consentita l'installazione di tubi o simili attraverso i soffitti.

b)                 La collocazione di oggetti al di fuori del perimetro dello stand fornito, nonché la distribuzione di volantini, brochure e campioni all'esterno dello stand. Nei corridoi non ci si deve intrattenere con i visitatori. Nelle aree adiacenti agli edifici espositivi (ad es. parcheggi) non è consentito distribuire o esporre materiale pubblicitario.

c)                 Dimostrazioni rumorose o altre forme di pubblicità destinate ad attirare l'attenzione del pubblico e, in generale, tutte le forme di pubblicità che potrebbero disturbare gli stand adiacenti o i visitatori, come ad esempio attirare i visitatori nei corridoi o l'utilizzo di amplificatori sonori.

d)                 la raccolta fondi per opere varie di beneficenza o simili, se queste sono realizzate a fini pubblicitari al di fuori degli stand messi a disposizione per tali opere.

e)                 la fotografia degli stand o la copia di oggetti in qualsiasi forma senza il consenso scritto dell'organizzatore. L'organizzatore si riserva il diritto di far realizzare delle registrazioni generali o parziali dell’esposizione a scopo pubblicitario.

f)                  l’affissione di banner, pannelli, locandine, poster o slogan pubblicitari o altro sulle pareti interne o esterne degli edifici.

g)                 intraprendere qualsiasi attività che sia soggetta ad una specifica legislazione, senza rispettare rigorosamente le disposizioni di tale legislazione; questo è il caso, tra l'altro, delle vendite a prezzi esagerati o irrisori, dei saldi, della vendita di materiali usati, di lotterie o tombole, di attività promozionali, nonché di tutti gli atti vietati da specifiche disposizioni di legge sulla proprietà dei marchi e/o sul copyright.

h)                 qualsiasi manifestazione incompatibile con l'oggetto dell'evento, tra cui anche le manifestazioni politiche o quelle che riguardano richieste alle autorità.

i)                  l'uso di palloncini gonfiati con gas infiammabili o tossici; questi non devono essere esposti né distribuiti.

j)                  il fumo all'interno dello spazio e dei locali espositivi.

k)                 il danneggiamento di qualsiasi materiale messo a disposizione dell’espositore.

In tutti i casi, si applica la legislazione a tutela dell’ambiente pertinente del Paese interessato.

Articolo 19: Rifiuti e imballaggi

Rifiuti, carta, cartone e altri materiali infiammabili destinati allo scarto devono essere rimossi quotidianamente dagli stand e dall'ambiente circostante. Casse, fusti e imballaggi non possono rimanere sullo stand o dietro di esso. Gli imballaggi che non contengono più alcun contenuto devono essere immediatamente rimossi dall'espositore. Eventuali imballaggi trovati nell'area e/o nei locali espositivi la notte precedente l'apertura della manifestazione saranno immediatamente rimossi a spese dell'espositore senza alcuna garanzia di restituzione.

Se l'espositore non rispetta le regole, l'organizzatore ha il diritto di rimuovere i rifiuti e gli imballaggi. Ciò avverrà a spese e a rischio dell'espositore.

Articolo 20: Servizi per l’espositore

L’accordo stipulato tra l'organizzatore e l'espositore non riguarda soltanto la fornitura di uno stand (se del caso), ma anche un pacchetto di servizi, che può essere sia di tipo fisico che digitale.

Tutti i servizi sono menzionati nel webshop del portale espositori, che contiene un elenco completo dei servizi obbligatori e facoltativi, ciascuno con la relativa tariffa aggiornata. Ogni evento ha il proprio portale espositori. Le disposizioni contenute nel suddetto portale per espositori costituiscono parte integrante dell’accordo stipulato tra le parti.

L'organizzatore fornirà questi servizi direttamente o tramite intermediari da lui designati.

Articolo 21: Ordine di servizi

Ogni servizio è oggetto di un ordine incluso nel webshop. 

Se l'espositore desidera usufruire di un determinato servizio, dovrà ordinarlo tramite il webshop prima della deadline indicata.

Tutti i servizi inclusi nel webshop sono sotto la supervisione dell'organizzatore. Quest'ultimo, tuttavia, può assicurare la sua buona assistenza soltanto se gli ordini vengono effettuati entro i termini previsti.

Per gli ordini tardivi, cioè gli ordini effettuati dopo la deadline indicata, verrà addebitato un supplemento di prezzo. Inoltre, l'organizzatore declina ogni responsabilità in caso di ordini tardivi. Modifiche o storni delle prestazioni ordinate e fatturate, se richiesti dopo la deadline, non daranno luogo ad eventuali accrediti.

Determinati servizi vengono offerti attraverso una formula di abbonamento, nella misura in cui questo si possa applicare fiera in questione.

Le formule di abbonamento possono essere ordinate tramite il modulo di iscrizione online sul sito web della fiera in questione o mediante richiesta telefonica o inviata in forma scritta.

L'abbonamento decorre dalla data richiesta dall'espositore per una durata fissa, secondo la formula di abbonamento scelta dall'espositore. Nessuna modifica può essere apportata alle formule di abbonamento proposte o alla loro durata.

Gli abbonamenti si rinnovano automaticamente per la stessa durata per la quale sono stati originariamente sottoscritti, salvo disdetta da comunicarsi in forma scritta due mesi prima della data di scadenza. La disdetta deve essere comunicata a mezzo lettera raccomandata/e-mail inviata a BV XPO GROUP. Gli abbonamenti si applicano solo all'evento o al servizio per il quale ci si abbona e non concedono alcun diritto o accesso ad altri prodotti di BV XPO GROUP.

In deroga a quanto stabilito agli articoli 8 e 9 delle presenti condizioni, gli abbonamenti devono essere saldati entro 15 giorni dall'iscrizione. In deroga a quanto stabilito all'articolo 13a delle presenti condizioni generali, gli abbonamenti non sono rimborsabili in nessun caso, né in caso di cancellazione da parte dell'espositore, né in caso di annullamento o rinvio da parte dell'organizzatore.

Al momento dell'ordine, l'espositore può scegliere tra diverse formule di abbonamento con diverse categorie di prezzo. In qualsiasi momento l'espositore può cambiare il proprio abbonamento in uno di categoria di prezzo superiore. L'importo da corrispondere sarà modificato e compensato per il periodo rimanente dell'abbonamento in corso.

Un passaggio a una categoria di prezzo inferiore è possibile solo dopo la fine del periodo di abbonamento in corso.

Articolo 22: Servizi obbligatori

L'espositore è obbligato a rivolgersi esclusivamente a BV XPO GROUP per i seguenti servizi:

- servizio di carrello elevatore

- servizio di accatastamento degli imballaggi vuoti durante i giorni di fiera

- collegamenti elettrici

- allacci dell'acqua, distribuzione e drenaggio dell'acqua

- allacci del gas

- utilizzo di aria compressa sullo stand

- linea telefonica e TV

- stipulare una polizza assicurativa "tutti i rischi da chiodo a chiodo" se l'espositore non dispone ancora di tale polizza.

- gestione e utilizzo del parcheggio (parcheggio a pagamento, ecc.)

- gestione dei servizi igienici e dei guardaroba.

Per i suddetti servizi non sono consentite forniture parallele da parte di società esterne, ad eccezione, tuttavia, del caso della polizza assicurativa tutti i rischi da chiodo a chiodo. Se ciò dovesse comunque accadere, l'espositore si assume la piena responsabilità per i danni così causati, compreso il risarcimento del mancato guadagno e dell'opportunità mancata.

A.  ALLEGATO AI SERVIZI OBBLIGATORI

Articolo 23: Informazioni e pubblicità nel catalogo

L'organizzatore ha il diritto esclusivo di pubblicare il catalogo dell’esposizione, sia stampato che digitale. Le informazioni destinate al catalogo devono essere fornite all’organizzatore in tempo utile, tramite upload sul sito web previsto a tale scopo. L'organizzatore può modificare i testi trasmessi, senza alcun ricorso da parte dell'espositore.

L'organizzatore non può essere ritenuto responsabile di eventuali errori nei testi e/o nelle traduzioni o di negligenza, né dell'esattezza e del contenuto delle proposte presentate.

Sono poche le esposizioni per le quali viene ancora stampato un catalogo cartaceo e l'organizzatore può decidere di renderlo disponibile in formato digitale, se del caso.

B. ALLEGATO AI SERVIZI FACOLTATIVI

Articolo 24: Forniture di elettricità, acqua, gas e aria compressa (se e nella misura in cui è applicabile)

Ogni espositore può ottenere nel proprio stand una fornitura per la distribuzione di elettricità, acqua, gas e aria compressa, telefono e TV. Tuttavia, l'espositore non è autorizzato a realizzare personalmente l’allaccio del suo stand. Gli allacci saranno effettuati esclusivamente dall'installatore ufficiale nominato dall'organizzatore.

La richiesta di fornitura può essere effettuata solo tramite i relativi buoni d'ordine nel webshop. I requisiti tecnici e il costo per questi allacci sono ivi descritti nel dettaglio.

L'alimentazione elettrica è fornita per il tempo che intercorre tra l'apertura e la chiusura dell'evento. Tuttavia, durante il montaggio possono essere consentite prove di durata limitata. L'acqua viene fornita alla normale pressione di servizio.

Per le norme di sicurezza relative a queste forniture si rimanda alle disposizioni dell'articolo 32 delle presenti Condizioni Generali.

Articolo 25: Materiale pubblicitario

Per consentire all'espositore di contribuire attivamente alla promozione della manifestazione, l'organizzatore fornirà gratuitamente o meno una certa quantità di materiale pubblicitario. Tutte le informazioni a riguardo sono menzionate nel webshop.

Articolo 26: Inviti / Biglietti

Oltre agli inviti che gli vengono concessi gratuitamente secondo regole variabili da una manifestazione all'altra, l'espositore può ordinare tramite il webshop una serie di inviti/biglietti d'ingresso per la propria promozione, a pagamento o meno. In tal caso, le modalità saranno menzionate nelle condizioni di registrazione digitale allegate.

Articolo 27: Pubblicità

Ogni cliente può scegliere di fare pubblicare un annuncio o una pubblicità informativa su uno dei canali mediatici di BV XPO GROUP.

La richiesta di annunci e pubblicità informative si fa attraverso il modulo di iscrizione online, da consultare sul sito web di BV XPO GROUP e/o sul sito web della fiera in questione, oppure telefonicamente o per iscritto.

Le pubblicità sono sempre pianificate di comune accordo con il cliente, tuttavia BV XPO GROUP può decidere unilateralmente di rifiutare o posticipare la pubblicazione o la trasmissione, senza alcuna possibilità di rivalsa o di presentare richiesta di indennizzo da parte del cliente.

Il cliente è il solo responsabile di eventuali errori nel materiale pubblicitario fornito. Nel caso di una pubblicità informativa in cui il contenuto viene creato da un giornalista incaricato da BV XPO GROUP, il layout finale sarà sottoposto al cliente per l'approvazione. Dopo tale approvazione scritta BV XPO GROUP non può essere ritenuta responsabile dal cliente per eventuali errori nel materiale pubblicitario che potrebbero verificarsi dopo l'approvazione.

Gli annunci pubblicitari redatti in una lingua diversa da quella della pubblicazione in questione possono essere tradotti da BV XPO GROUP su propria iniziativa e a spese del cliente.

Il cliente è l'unico responsabile del contenuto e della forma del materiale pubblicitario. Egli garantisce a BV XPO GROUP di essere il legittimo titolare dei diritti d'autore relativamente a testi, slogan, fotografie, immagini, elementi sonori e grafici che fanno parte del materiale pubblicitario, o di avere ottenuto legittima autorizzazione dei titolari di tali diritti d'autore per utilizzarli.

Il cliente è l’unico responsabile per i danni a terzi causati da violazioni del copyright riguardanti il materiale pubblicitario. Il cliente si impegna a tenere BV XPO GROUP incondizionatamente indenne da rivendicazioni di terzi a seguito di tali violazioni e a intervenire immediatamente in qualsiasi procedimento avviato da terzi contro BV XPO GROUP a seguito di violazioni del diritto d'autore. BV XPO GROUP si riserva il diritto di rivalersi sul cliente per tutti i risarcimenti danni, le sanzioni e le spese giudiziarie a cui potrebbe essere condannata, nonché per tutte le spese relative ai procedimenti di cui sopra.

Il materiale pubblicitario da utilizzare sarà consegnato dal cliente a BV XPO GROUP secondo la scadenza precedentemente annunciata. Il cliente è l'unico responsabile della qualità del materiale. Tale materiale deve soddisfare i requisiti speciali del mezzo in questione e la scheda tecnica disponibile su semplice richiesta. Il cliente rinuncia a qualsiasi rivalsa possibile a tale proposito. Qualora il materiale non fosse pronto per l'uso i costi di approntamento saranno fatturati al cliente.

In deroga a quanto stabilito agli articoli 8 e 9 delle presenti condizioni, tutte le fatture relative agli annunci e alle pubblicità informative devono essere saldate interamente entro 15 giorni dall’iscrizione. Un annuncio acquistato non può essere rimborsato in nessun caso.

Articolo 28: Fiere di settore

Le fiere di settore sono aperte soltanto ai professionisti.

Sono ammessi in fiera solo i visitatori in possesso di un invito valido o di un biglietto d'ingresso valido. Per giornalisti, rappresentanti di associazioni professionali e altre persone per le quali la visita alla fiera può avere un interesse professionale sono a disposizione specifici pass di ingresso. Gli espositori sono soggetti a un regolamento di ammissione separato.

L'espositore deve rispettare l'atmosfera commerciale della fiera, altrimenti l'organizzatore avrà il diritto di prendere tutte le misure necessarie.

Articolo 29: Diritto di rifiuto

L'organizzatore può negare l’accesso ad alcuni visitatori senza dover fornire alcuna giustificazione.

Articolo 30: Generale

Pena lo scioglimento del contratto e l’allontanamento immediato di cui all'articolo11delle presenti condizioni generali, l’espositore deve attenersi a tutte le disposizioni normative e legali a cui è soggetto, come quelle in materia di igiene, sicurezza, ambiente, privacy, antincendio, impiego di persone, registrazione dei prezzi, pratiche di commercio equo e solidale, ecc.…

Articolo 31: Normativa fiscale

L'organizzatore non è responsabile di eventuali violazioni delle norme e della legislazione fiscale da parte dell'espositore.

Articolo 32: Norme di sicurezza

Tutti gli espositori ed i loro incaricati devono rispettare la legislazione applicabile in materia di sicurezza sul lavoro e le norme ambientali - Vlarem 1&2 - durante le loro attività negli spazi espositivi e nelle aree pertinenti.

Le seguenti norme, se e nella misura in cui si applicano alla manifestazione, devono essere rigorosamente osservate dagli espositori e dai loro rappresentanti e personale:

a)                 Le aree situate di fronte alle uscite, ai passaggi e alle pareti mobili devono rimanere sempre libere e devono poter essere utilizzate facilmente. Di conseguenza, è severamente vietato allestire stand, paraventi, decorazioni o altri ostacoli che possano inibire l'accesso a queste zone.

b)                 Tutte le uscite e i passaggi devono essere accessibili, fin tanto che nelle sale espositive sia presente un pubblico. È quindi severamente vietato bloccare una o più di queste uscite e passaggi o chiuderli o ostacolarli in qualsiasi modo. Le uscite di emergenza possono essere utilizzate solo in situazioni di emergenza.

c)                 Gli idranti, gli estintori e gli impianti elettrici devono rimanere completamente liberi ed essere sempre facilmente accessibili. 

d)                 Nelle strutture degli stand è vietato l'uso di rivestimenti per soffitti/tetti in materiali infiammabili o PVC. Se viene installata una copertura del soffitto, deve essere fornita all'organizzatore certificazione di resistenza ignifuga.

e)                 Tutte le installazioni elettriche devono essere conformi alle norme del Regolamento Generale per le installazioni elettriche (AREI). Le installazioni elettriche devono essere eseguite da personale qualificato. Queste persone devono essere assicurate da una compagnia di assicurazione per i loro eventuali errori. Tutte le installazioni saranno sottoposte ad un esame di conformità e le installazioni che violano le norme dell'AREI non potranno essere messe in servizio. In tal caso, l'alimentazione sarà rifiutata senza alcuna forma di compensazione.

                    I costi del suddetto controllo saranno addebitati all’espositore.

Tutti gli apparecchi o le attrezzature utilizzate devono essere conformi alla legislazione belga in vigore.

f)                  Materiale obbligatorio

Per la costruzione degli stand o di altre costruzioni possono essere utilizzati solo due tipi di materiali:

a. resistenti al fuoco di tipo A0 o A1 con la norma NBN 21-203, o norme EN equivalenti.

b. costituiti da legno naturale, composito o agglomerato. con uno spessore minimo di 15 mm.

Tutti i materiali utilizzati devono essere dotati di un certificato che ne attesta la resistenza al fuoco.

Se il materiale è stato reso ignifugo, sul certificato devono essere indicati i seguenti punti:

- la natura dei prodotti utilizzati e la data del trattamento

- la durata dell'efficacia del trattamento e le eventuali precauzioni da prendere per mantenerlo.

L'organizzatore o i vigili del fuoco competenti possono sempre richiedere questo certificato per la verifica.

g)                 Uso di vernici

Pitture a olio, vernici o altri rivestimenti che presentano gli stessi rischi di incendio sono consentiti solo su materiali di tipo A1.

I residui di vernice e i materiali di verniciatura usati devono essere rimossi dall'espositore.

h)                 Materiali decorativi appesi

Tende, velum, ecc. possono essere utilizzati se l'espositore tiene conto dei seguenti punti:

-i materiali devono essere garantiti ignifughi (certificato richiesto)

- devono essere lontani da qualsiasi fonte di calore

i)                  Motori a combustione interna

In caso di esposizione di motori a combustione interna, l'espositore deve informare il servizio tecnico dell'organizzatore per ottenere l'evacuazione dei gas bruciati.

I seguenti punti devono essere menzionati nella richiesta:

- tutti i dati tecnici del motore

- il luogo e l'adattamento previsto

- la natura dei materiali

- la potenza dei dispositivi collegati al motore.

L'organizzatore, in collaborazione con i vigili del fuoco competenti, dà l’autorizzazione per l'accensione dei motori. Precauzioni obbligatorie possono essere imposte.

j)                  Apparecchi a gas

Butano e/o propano: tutte le bombole devono essere collocate all'esterno dell'edificio. Prima della messa in servizio, deve essere presentato all'organismo di controllo un rapporto di controllo approvato da un organismo di controllo indipendente.

k)                 Palloncini

I palloncini gonfiabili contenenti gas infiammabili o tossici non possono essere né esposti né distribuiti.

l)                  Una apposita autorizzazione deve essere richiesta in anticipo al servizio tecnico per tutte le attrezzature o i lavori con fuoco aperto.

m)                Precauzioni per prevenire la legionella

L'esposizione con acqua aperta, fluente, nebulizzata o atomizzata non è consentita a meno che non siano soddisfatti i seguenti requisiti:

1. Tutti coloro che vogliono usare l'acqua, in qualsiasi modo, devono avere un collegamento idrico attraverso la rete di tubature. L'acqua delle manichette antincendio non è acqua potabile e non può essere utilizzata.

2. L'acqua al di fuori della categoria di rischio (più fredda di 20°C e più calda di 60°C) deve comunque essere cambiata ogni giorno, preferibilmente più spesso. Si raccomanda che, utilizzando i termometri, si chiarisca al pubblico e alle autorità di controllo che quest'acqua è troppo calda o troppo fredda per rappresentare un rischio per la salute.

3. L'uso di acqua nella categoria di rischio (temperatura tra 20°C e 60°C), ad es. per vasche idromassaggio, è consentito solo se i valori della concentrazione di cloro sono compresi tra 0,4 e 0,6 mg/L e se quest'acqua viene cambiata molto regolarmente, almeno due volte al giorno. Si raccomanda l'uso di ulteriori misure di disinfezione (ad es. ozono).

4.Ogni partecipante deve effettuare un controllo della temperatura 4 volte al giorno e deve partecipare a tutti i possibili test, campionamenti e ispezioni da parte di XPO GROUP e degli enti ufficiali.

5.L'organizzazione della mostra o XPO GROUP vigilerà attentamente su questo aspetto e punirà immediatamente le violazioni, che possono portare alla rimozione del materiale esposto dalla mostra.

n)                 Divieto di fumo

Firmando il contratto con BV XPO GROUP, l'espositore conferma di essere a conoscenza del fatto che dal 1° gennaio 2006 i padiglioni di BV XPO GROUP e le loro pertinenze rientrano nell'ambito della "RD Rook Policy" del 19/02/2005. Il rispetto di questa politica è imposto al personale dell'espositore, ai dipendenti e agli incaricati. Poiché quest'ultimo è responsabile della trasmissione delle informazioni ai suoi appaltatori, imporrà ai suoi appaltatori il rispetto obbligatorio della "KB Rook Policy". Attenzione: anche la sigaretta elettronica è soggetta al divieto di fumo.

Articolo 33: Controllo

L'organizzatore e le autorità competenti hanno sempre diritto di accesso allo stand dell'espositore per assicurarsi del fatto che il regolamento di cui sopra, così come tutte le disposizioni del contratto stipulato tra le parti, siano rispettati. L'organizzatore può apportare tutte le modifiche che ritiene necessarie al riguardo. L'ispezione, la supervisione e le modifiche apportate dall'organizzatore non implicano in alcun modo la sua responsabilità.

Articolo 34: Vigilanza

Se applicabile, durante le fasi di montaggio e smontaggio, così come durante la manifestazione, l'organizzatore predispone un normale servizio di vigilanza per prevenire violazioni e per sottolineare il rispetto dell'accordo stipulato tra le parti.

Gli espositori sono tenuti a rispettare le linee guida di questa persona e, in caso di controversia, a contattare direttamente l'organizzatore. Qualsiasi atteggiamento inappropriato nei confronti del personale di sicurezza sarà sanzionato con la risoluzione del contratto e l'immediato allontanamento dell'espositore come indicato all'articolo 11 delle presenti condizioni generali. L'organizzatore può, se necessario, ricorrere ai servizi di funzionari dell'ordine pubblico. I responsabili della vigilanza non accetteranno alcun incarico che sia loro affidato dagli espositori. In nessun caso l'organizzatore può essere ritenuto responsabile per fatti derivanti da tali casi.

L'espositore è responsabile della sorveglianza della merce nel suo stand. Tuttavia, non può tenere personale all'interno del proprio spazio espositivo al di fuori dell'orario di apertura della manifestazione.

L'espositore che si sente leso da altri espositori o da terzi, può agire solo nei loro confronti e non può in alcun modo ritenere responsabile l'organizzatore.

Articolo 35: Trattamento dei dati personali

1. Il trattamento dei dati personali da parte dell'organizzatore come responsabile del trattamento dei dati personali e la loro trasmissione al cliente è regolato dall'informativa sulla privacy che si trova sul sito web https://www.kortrijkxpo.com/privacy-policy/

2. Nella misura in cui nell'ambito e ai fini dell'esecuzione del presente accordo, tramite i suoi clienti BV XPO GROUP ottiene dati soggetti al GDPR e agisce come elaboratore di tali dati per i propri clienti, il cliente garantisce a BV XPO GROUP che i dati in questione sono stati ottenuti legittimamente e come tali possono essere trasferiti a BV XPO GROUP e trattati da quest'ultima.

BV XPO GROUP utilizzerà tali dati solo ai fini della corretta esecuzione del contratto. BV XPO GROUP conserverà i dati, sufficientemente protetti, solo per la durata del contratto e per un massimo di 5 anni. Nella misura in cui BV XPO GROUP si avvale dei servizi di terzi per l'archiviazione e l'elaborazione dei dati, imporrà gli stessi obblighi a tali soggetti terzi.

Il cliente terrà indenne BV XPO GROUP in relazione a qualsiasi rivendicazione da parte di terzi, comprese le sanzioni per violazione del GDPR, e quelle correlate ai dati, nonché alla modalità con la quale sono stati raccolti e/o trasferiti a BV XPO GROUP.

Articolo 36: Responsabilità

Il montaggio, l’allestimento e lo smontaggio dello spazio espositivo sono a spese, rischio e responsabilità dell'espositore. L'organizzatore non può in alcun modo essere ritenuto responsabile per eventuali incidenti o per i danni derivanti da tali incidenti.

Quando l'espositore si rivolge ad un allestitore di stand o ad altri soggetti terzi per il montaggio, l'allestimento e lo smontaggio, l'espositore garantisce che questi terzi si atterranno a tutte le disposizioni del contratto tra l'organizzatore e l'espositore. L'espositore rimane responsabile in solido con l'allestitore dello stand o con i soggetti terzi per tutti i possibili danni.

Il personale e i dipendenti dell'espositore e le persone che svolgono lavori per conto dell'espositore, indipendentemente dalla natura del loro rapporto contrattuale, non possono in alcun modo essere considerati dipendenti dell'organizzatore né possono generare responsabilità dello stesso, anche se dovessero aver ricevuto istruzioni dall'organizzatore.

L'espositore si assume la piena responsabilità per le sue merci o i suoi prodotti o quelli di terzi sotto la sua custodia e ciò non appena tali merci vengono portate nello spazio espositivo fino al momento in cui lasciano nuovamente lo spazio espositivo.

L'organizzatore non può mai essere considerato come depositario dei beni dell'espositore o dei suoi visitatori e non può quindi in alcun modo essere ritenuto responsabile di eventuali perdite o danni a tali beni o agli oggetti a lui affidati.

Articolo 37: Esonero

L'organizzatore non potrà mai essere ritenuto responsabile per danni direttamente o indirettamente connessi ad uno dei seguenti casi: (cyber) furto (compresi, ma non solo, skimming, hacking...) vandalismo, dolo, guerra, terremoto, maremoto, cedimento del suolo o frana, livello dell'acqua alto, inondazione o qualsiasi altra calamità naturale.

L'organizzatore non è responsabile per danni derivanti dall'uso, dal possesso o dalla manipolazione di esplosivi, munizioni o strumenti di guerra.

L'organizzatore non è responsabile per danni derivanti da un difetto dei prodotti o delle opere a causa di un difetto o di una lacuna nella progettazione, nella fabbricazione, nella preparazione, nelle istruzioni o nelle istruzioni per l'uso.

Articolo 38: Danni

In caso di sinistro, l'espositore deve informare immediatamente l'organizzatore e fornire senza indugio tutte le informazioni corrette, complete e utili sulle circostanze del sinistro.

In caso di sinistro, l'espositore deve, a proprie spese e sotto la propria responsabilità, prendere tutte le misure per prevenire e limitare le conseguenze del sinistro.

Articolo 39: Assicurazione

L'espositore deve essere in possesso di un'assicurazione "tutti i rischi per lo stand e il suo contenuto" che copra l'incendio, il furto (ad eccezione della semplice scomparsa), il danneggiamento o la distruzione per incidente verificatosi, sia per la permanenza alla manifestazione che per il trasporto di andata e ritorno.

In questa politica non vi può essere alcun ricorso contro BV XPO GROUP e le sue filiali. Questo obbligo decade se si dispone di un'assicurazione propria. Se l’espositore non è assicurato, BV XPO GROUP e le sue filiali non potranno mai essere ritenute responsabili per eventuali danni al suo stand e/o al contenuto.

È possibile che l'assicurazione sia inclusa nel prezzo di partecipazione. In questo caso è menzionato nelle condizioni di registrazione digitale.

In seguito alla sua partecipazione attraverso l'iscrizione, l’espositore rinuncia a qualsiasi ricorso contro l’organizzatore, i proprietari e gli inquilini degli edifici per tutti i danni causati al materiale esposto, alla costruzione dello stand, ecc.

Eventuali richieste di risarcimento danni in relazione alle sparizioni saranno accettate solo nella misura in cui siano state ufficialmente accertate attraverso un P.V. della polizia.

Prima di partecipare alla manifestazione, l'espositore deve essere in possesso di un'assicurazione per il rischio di responsabilità civile che copra anche le manifestazioni al di fuori della sede dell'espositore.

L'espositore è tenuto ad assicurarsi contro gli incidenti causati dal proprio personale.

Articolo 40: Forza maggiore da parte dell'organizzatore

Se, per un caso di forza maggiore, il normale svolgimento dell'evento o degli altri servizi dovesse essere perturbato o reso impossibile, l'organizzatore si riserva il diritto di prorogare, chiudere anticipatamente, rinviare o annullare l’evento, o di ampliare la parte digitale dell'organizzazione, senza che il cliente possa pretendere alcun risarcimento.

Se l'organizzatore di una manifestazione decide di annullare e l'annullamento avviene almeno sei mesi prima dell'inizio della manifestazione, gli importi già fatturati saranno stornati e gli importi pagati saranno rimborsati all’espositore.

In caso di cancellazione successiva, verrà trattenuto un importo proporzionale alle spese già sostenute dall'organizzatore. Le fatture relative a servizi già resi dovranno comunque essere pagate per intero.

Se, per cause di forza maggiore, il servizio richiesto non può essere messo a disposizione di un cliente o non può essere reso disponibile in tempo, a quest'ultimo non verrà riconosciuto alcun indennizzo.

Per forza maggiore da parte dell'organizzatore si intendono circostanze impreviste relative a persone e/o materiali, compreso lo spazio espositivo, che la BV XPO GROUP utilizza o ha l'abitudine di utilizzare per l'esecuzione del contratto, che siano di natura tale che l'esecuzione del contratto diventa impossibile o talmente onerosa e/o sproporzionatamente costosa in modo tale che il rispetto del contratto non può essere ragionevolmente richiesto alla BV XPO GROUP. Senza la condizione di "imprevedibilità" prevista dal diritto comune, si considera causa di forza maggiore, senza che tale elenco sia esaustivo, anche l'incendio, l'esplosione, i danni causati dall'acqua o dal gelo, le inondazioni, gli scioperi, le rivolte, gli incidenti o le malattie del personale, le pandemie, le epidemie, la quarantena obbligatoria o raccomandata o altre misure imposte o raccomandate dal governo, perturbazioni operative, mancanza di materiale e/o di energia, ritardo o mancata fornitura da parte dei fornitori, perturbazioni dei trasporti, restrizioni all'importazione e all'esportazione, restrizioni o qualsiasi altro divieto imposto dalle autorità pubbliche.

Articolo 41: Forza maggiore da parte del cliente

Nel caso in cui, per cause di forza maggiore, il cliente non sia in grado o abbia difficoltà a partecipare ad un evento o altro servizio a cui ha aderito, continuano ad applicarsi per l’espositore le disposizioni di cui all'articolo 13 a) delle presenti Condizioni Generali e l'espositore è debitore delle somme previste da tale articolo, fatte salve le somme da lui già versate.

In ogni caso, tutti i clienti di BV XPO GROUP non saranno rimborsati delle somme già corrisposte al presentarsi di cause di forza maggiore nei loro confronti.

Articolo 42: Elettricità, servizi di pubblica utilità e altri servizi

In nessun caso l'organizzatore può essere ritenuto responsabile per il guasto totale o parziale dell'energia elettrica o di qualsiasi altra utilità o servizio che renda impossibile o impedisca lo svolgimento dell'attività prevista.

Questa regola vale anche in caso di incendio, furto, perdita o danno di qualsiasi tipo, nonché in caso di catastrofi naturali come le inondazioni.

Se, per cause di forza maggiore, il servizio richiesto non può essere messo a disposizione del cliente o non può essere reso disponibile in tempo, non sarà concesso alcun indennizzo all'espositore.

Articolo 43: Contingenze

Il cliente si impegna a rispettare le decisioni dell'organizzatore in tutti i casi non previsti dalle presenti condizioni generali di vendita.

Articolo 44: Costi imprevisti

Il cliente deve sostenere tutte le spese che l'organizzatore abbia eventualmente sostenuto a suo favore e che non sono incluse nelle tariffe come descritto all'articolo 7 delle presenti Condizioni Generali.

Articolo 45: Deroghe

I rapporti contrattuali tra le parti sono regolati dalle presenti condizioni generali, a meno che queste non siano state espressamente derogate nella registrazione digitale, nell’e-mail di conferma o in accordi separati che sono parte integrante dell'accordo tra il fornitore di servizi e il cliente.

Il cliente riconosce di averne preso atto e di aver rinunciato esplicitamente alle proprie Condizioni Generali di vendita.

Qualsiasi scostamento dalle presenti condizioni generali deve essere confermato dall'organizzatore in anticipo per iscritto e sarà valido una sola volta.

Il cliente è tenuto a presentare tale deroga scritta ogni volta che gli viene richiesta dal personale dell'organizzatore, che controllerà il rispetto delle condizioni generali e dell'accordo stipulato tra le parti.

Nel caso in cui una disposizione delle presenti Condizioni Generali di contratto sia inefficace essa sarà sostituita da una disposizione più affine possibile all'intenzione della disposizione inefficace. Le altre disposizioni restano in vigore a tutti gli effetti.

L'intervento dell'organizzatore per garantire il rispetto delle Condizioni Generali di contratto sarà effettuato dai dipendenti dell'organizzatore.

Articolo 46: Scelta della residenza

Per l'applicazione delle presenti Condizioni Generali di contratto e per la durata dell’erogazione del servizio, compreso il montaggio e lo smontaggio della manifestazione il cliente abitare elegge il proprio domicilio presso la sede della BV XPO GROUP a Courtrai (Kortrijk), Doorniksesteenweg 216.

Articolo 47: Legge applicabile - Foro competente

Le presenti Condizioni Generali di contratto e il contratto stipulato tra le parti sono soggetti al diritto belga. Le cambiali o i titoli accettati non implicano rinuncia o novazione, qualunque siano le condizioni dell'altra parte contraente, le nostre condizioni prevarranno sempre.

In caso di controversie derivanti dall'interpretazione delle presenti Condizioni Generali o dall'attuazione dell'accordo concluso tra l'organizzatore e il cliente, sono competenti solo i tribunali di pace e i tribunali del distretto di Gand, sede di Courtrai (Kortrijk).