Conditions générales

PREMIUM CONDITIONS

Le contrat peut être annulé par l'exposant jusqu'au premier jour de l'événement A@W. Toutefois, en cas d'annulation, l'exposant reste tenu de payer la totalité des frais de participation.-
Contrairement à l'article 13, point b), les exposants auxquels s'appliquent les conditions premium recevront un voucher d'une valeur égale à la totalité du prix de participation, pour autant que l'annulation ait lieu au moins six semaines avant le premier jour du salon.
Pour les annulations à partir de la sixième semaine précédant le premier jour du salon, l'exposant ne recevra pas de voucher.
Le prix d'inscription aux conditions de premium correspond à 10% du prix de participation à A@W.
Tous les vouchers sont valables pendant deux ans à compter de la date d'annulation.
Un voucher peut être utilisé pour tous les produits offerts par A@W, ou plus généralement par l'organisateur, y compris, mais sans s'y limiter, le prix de participation à une prochaine édition d'A@W, un article dans la Newsletter, des services supplémentaires et un sponsoring package.
L'exposant peut à tout moment choisir de passer des CONDITIONS PREMIUM aux CONDITIONS STANDARD.

STANDARD CONDITIONS

Le contrat peut être annulé par l’exposant moyennant le paiement de 40% du montant total du coût de participation si l’annulation est annoncée plus de 3 mois avant l’ouverture du salon (qui peut être physique ou digitale), de 70% du montant total du coût de participation si l’annulation est annoncée plus de 6 semaines avant l’ouverture du salon (qui peut être physique ou digitale)   et de 100% si l’annulation est faite moins de 6 semaines avant l’ouverture du salon (qui peut être physique ou digitale).

XPO GROUP ET SES FILIALES

Conditions générales pour les clients qui participent à des manifestations ou à des salons organisés par ou en collaboration avec la SP XPO GROUP ou une de ses filiales dénommé (ci-après l’exposant) et/ou souhaitent recourir à d’autres services proposés par SP XPO GROUP ou une de ses filiales.

I.                 Généralités

Art. 1.           Objet
                     Art. 2.           Convention entre le prestataire de services et le client
                    Art 3.           Elaboration de la convention
                     Art. 4.           Adaptation/modification de la convention
                    Art. 5.           Acceptation des exposants et de leurs produits
                                       - Critères de sélection
                    Art. 6.           Restriction touchant l'attribution des emplacements des exposants

II.                Exécution de la convention
Art. 7.           Prix
Art. 8.           Paiement
Art. 9.           Conditions de paiement
Art. 10.         Paiements de ou à des clients étrangers
Art. 11.         Clause résolutoire
Art. 12.         Cession des droits
Art. 13.         a) Annulation par le client
                    b) Annulation ou report du salon

III.               Lieux d'exposition
Art. 14.         Raccordements techniques
Art. 15.         Parking
Art. 16.         Stand: aménagement, montage et évacuation

IV.               Produits des exposants
Art. 17.         Produits
Art.  18.        Interdictions diverses
Art.  19.        Déchets et emballages

V.                Lot "services" pour les exposants
Art. 20.         Services pour les exposants
Art. 21.         Commande de services
Art. 22.         Services obligatoires

VI.               Dispositions particulières concernant des services spécifiques
A. Complément aux services obligatoires
Art. 23.         Informations sur/et publicité dans le catalogue

B. Complément aux services facultatifs
Art. 24.         Raccordement à l'électricité, à l'eau, au gaz et à l'air comprimé
Art. 25.         Matériel publicitaire
Art. 26.         Cartes pour acheteurs

VII.              Lot “services” pour les clients
Art. 27.         Publicités

VIII.             Visiteurs
Art. 28.         Salons professionnels
Art. 29.         Droit de refus

IX.               Dispositions légales, contrôle, surveillance, garde
Art. 30.         Généralités
Art. 31.         Prescriptions fiscales
Art. 32.         Consignes de sécurité
Art. 33.         Surveillance et contrôle
Art. 34.         Garde
Art. 35.         Traitement des données personnelles

X.                Responsabilité et Assurance de l’exposant
Art. 36.         Responsabilité
Art. 37.         Exonération
Art. 38.         Cas de dommage
Art. 39.         Assurance

XI.               Cas de force majeure
Art. 40.         Cas de force majeure pour l'organisateur
Art  41.         Cas de force majeure pour le client
Art. 42.         Electricité, commodités et autres services
Art. 43.         Imprévus
Art. 44.         Frais imprévus

XII.              Respect de la convention
Art. 45.         Dérogations

XIII.             Dispositions finales
Art. 46.         Choix du lieu de résidence
Art. 47.         Droit Applicable - Compétence

Article 1:Objet

La société publique XPO GROUP, soit en abrégé "SP XPO GROUP", dont le siège social est situé à Kortrijk, Doorniksesteenweg 216, ainsi que ses filiales et certains organisateurs reconnus par elle et à qui elle met à disposition ses lieux d'exposition et/ou locaux, ci-après dénommés "l'organisateur" ou "le prestataire de services", organisent régulièrement diverses manifestations et salons au sens le plus large du terme, qui peuvent se dérouler aussi bien physiquement que numériquement/virtuellement, ou en combinaison des deux.

Il est fait référence à tout un chacun qui recourt aux services précités du prestataire de services en tant que “client”.

Il est fait référence ci-après aux clients qui participent à un salon ou une manifestation en tant que “exposant”, étant bien entendu que l’usage du terme client implique que l’on vise à la fois les clients-exposants et les autres clients de SP XPO GROUP (dont les annonceurs et les organisateurs reconnus par ceux-ci, mais ne se limitant pas à eux) et ses filiales, sauf en cas de mention contraire.

Vis-à-vis des exposants, la SP XPO GROUP ne se pose pas en instance de location de bâtiments mais en réalisatrice d'initiatives organisées, dans ses lieux d'exposition et/ou locaux, par elle ou par des organisateurs extérieurs reconnus par elle.

Les présentes conditions générales régissent les relations contractuelles entre le prestataire de services et les clients.

Article 2: Convention entre le prestataire de services et le client

Le prestataire de services conclut avec le client une convention concernant le recours à des services, dénommée ci-après "la convention". Pour les exposants en particulier, cela concerne notamment la mise à disposition d’un emplacement de stand et du package de services y afférents, qui peut aussi bien avoir trait à la partie physique que numérique de l’organisation en question.

Cette convention est régie par les documents suivants qui font intégralement partie des relations contractuelles entre les deux parties:

1.                 Les conditions générales

2.                 Les conditions mentionnées dans l’inscription numérique et dans la lettre d'acceptation du prestataire de services, dans la mesure où elles s’appliquent.
Ces conditions s'appliquent spécifiquement à la manifestation ou au salon concerné.

3.                 Commande des services, le cas échéant.
Celle-ci comprend la liste des services obligatoires et facultatifs mis à disposition des clients et reprend à chaque fois les modalités d'exécution spécifiques et une boutique en ligne, ci-après dénommé « webshop » mentionnant les prix.

4.                 Convention séparée, le cas échéant
Celle-ci comprend les accords entre le prestataire de services et le client dans le cadre de services spécifiques.

Article 3: Elaboration de la convention

La convention entre en vigueur lorsque le prestataire de services envoie une lettre d’acceptation au client, mentionnant, le cas échéant, le numéro de stand attribué et éventuellement les conditions particulières ou dérogations. Une première facture anticipée peut être envoyée au client en même temps que la lettre d’acceptation. La date de la lettre d’acceptation est la date de conclusion de la convention.

Afin de conclure une convention avec l'organisateur, le candidat-exposant doit  remettre à l'organisateur l’inscription numérique dûment complété et signé.

En remettant cette inscription numérique signé, l'exposant reconnaît avoir pris connaissance de et approuver toutes les dispositions des présentes conditions générales, des conditions supplémentaires, ainsi que de tous les autres documents ou directives que l'organisateur rédigerait ou édicterait au sujet de la manifestation dont il est question dans la demande, tels que le webshop.
Par son inscription numérique, le candidat-exposant s’engage définitivement. Pour Architect@Work, l’inscription a valeur de participation à la procédure de sélection. Par cette inscription, le candidat-exposant s'engage à participer à la sélection d’Architect@Work.

La convention est conclue lorsque l’organisateur envoie un courriel de confirmation « Confirmation de votre inscription » à l’exposant, dans lequel sont mentionnés, le cas échéant, le numéro de stand attribué et les éventuelles conditions particulières ou dérogations. La date du courriel de confirmation est la date de conclusion de la convention.

Article 4: Adaptation/modification de la convention

Après l'élaboration de la convention, le prestataire de services se réserve le droit d'apporter des modifications aux dispositions de la convention, par exemple aux tarifs des dédommagements, si un changement économique général le justifie.
En cas de modification de tarif, l'organisateur avertira l'exposant qui disposera d'un délai de huit jours pour éventuellement renoncer à sa participation.

Article 5: Acceptation des exposants et de leurs produits – Critères de sélection

L'organisateur détermine le choix des exposants, des produits, des articles et des services à exposer. Ce choix s'effectue en fonction e.a. du sujet de la manifestation ou du salon et conformément à un programme qui a pour but de réaliser à terme une manifestation couronnée de succès.
L'organisateur peut refuser une demande de participation introduite par un candidat-exposant. Ce refus ne doit pas être motivé.

Par ailleurs, l’organisateur peut à tout moment annuler une demande qu’il avait précédemment acceptée. Le refus ou l'annulation d’une demande de participation ou d’une participation ne peut donner lieu à aucun autre dédommagement que le remboursement intégral des avances versées.
En cas de non-paiement ou de paiement seulement partiel de factures, ou de factures d’une édition précédente du salon ou d’un autre salon organisé par SP XPO GROUP et/ou ses filiales, l’organisateur est à tout moment autorisé, au bout de 8 jours après l’envoi d'une mise en demeure recommandée et sans intervention judiciaire, à suspendre la convention en tout ou en partie jusqu’au paiement complet et effectif du solde restant dû mentionné.

L'organisateur a le droit de subdiviser en catégories et en groupes les produits, articles et services autorisés, et d'imposer une limite quantitative quant au nombre d'exposants et à la superficie d'exposition attribuée.

Le candidat-exposant doit s'inscrire sous son nom propre s'il exploite un commerce en tant que commerçant individuel, ou sous le nom complet de la société s'il s'agit d'une société. Le candidat-exposant doit mentionner son numéro d’entreprise (de la Banque-Carrefour des Entreprises), ou l'équivalent dans son propre pays s'il s'agit d'un exposant étranger.

La personne qui signe l’inscription numérique est censée pouvoir engager légalement sa société. Si tel n'est pas le cas, il peut être déclaré solidaire de sa société pour le paiement de tous les frais de participation encourus.

Par son inscription numérique via le portail des exposants de la SP XPO GROUP, l’exposant confirme avoir effectivement voulu et accepté toutes les clauses des présentes conditions générales.

Article 6: Restriction touchant l'attribution des emplacements des exposants

Le cas échéant, lors de l'attribution des emplacements de stands, il sera autant que possible tenu compte de la préférence marquée par le candidat-exposant dans son inscription numérique.  Cependant, l'organisateur n'est pas obligé de respecter la préférence manifestée par un exposant pour certains numéros de stands. L'organisateur décide en dernière instance de l'attribution définitive des emplacements de stands, et ce dans l'intérêt général de la manifestation.
Le cas échéant, l’attribution exacte de l’emplacement du stand est communiquée à l’exposant dans le courriel de confirmation.

Après l'élaboration de la convention, l'organisateur se réserve le droit de modifier, pour des raisons d'organisation, l'emplacement attribué dans la lettre d'acceptation. L'exposant étant lié par cette clause, il n'a pas le droit de renoncer à sa participation.

Les exposants qui n'approuvent pas la décision de l'organisateur quant à l'emplacement des stands ne peuvent invoquer une faute dans le chef de l'organisateur qui justifierait une demande de dommage ou la résiliation de la convention au désavantage de l'organisateur.

Article 7: Prix

1. Le prix dû par le client comprend une somme pour les services mis à sa disposition par le prestataire de services.

2. En particulier, le coût de la participation pour des manifestations ou salons, dû par l'exposant, comprend entre autres le prix de l'emplacement du stand et un dédommagement pour les services mis à  sa disposition. Le coût de la participation, dus par l'exposant, comprennent entre autres, et le cas échéant, une redevance de stand et une redevance pour les services mis à disposition ou convenus, qui (peuvent) se rapporter à une organisation physique ou numérique.

Pour certains salons ou manifestations spécifiques, ce coût de participation peut être augmenté d'une caution et/ou de frais de dossier fixes dont le montant a été fixé dans les conditions supplémentaires de la demande de participation.

a.                 Prix d'emplacement du stand (éventuellement et dans la mesure où cela s’applique)
Le prix d'emplacement du stand varie suivant les manifestations et suivant les années, et est à chaque fois précisé dans  l’inscription numérique.

b.                 Dédommagement pour les services mis à disposition
Il s'agit du dédommagement de divers services obligatoires et facultatifs que l'organisateur met à la disposition de l'exposant. En fonction de l’organisation, ces services peuvent avoir trait à une partie physique et/ou numérique de l’organisation. 

c.                 Frais de dossier
Prière de se référer aux conditions de l’inscription numérique.

d.                 Remarques
Sauf dispositions dérogatoires écrites, les taxes et autres droits ne sont pas compris dans le montant du    dédommagement et restent à charge des exposants.

Article 8: Paiement

Le paiement des montants dus par l’exposant doit s’effectuer 14 jours après réception de la facture.

Le paiement d’autres services que les manifestations et salons professionnels se déroule suivant les modalités stipulées à l’article 21 ou l’article 28 de ces conditions, ou, le cas échéant, dans la convention séparée entre le prestataire de services et le client.

Article 9: Conditions de paiement

1. Le client s’engage à régler le montant dû avant la date d’échéance indiquée, par le biais d’un versement sur l’un des comptes financiers mentionnés sur la facture. Les chèques ne sont pas acceptés.
2. Toute facture ou solde impayé à l’échéance est majoré automatiquement et de plein droit, sans intervention judiciaire ni mise en demeure préalable, augmenté d’un intérêt conventionnel de 1% par mois sur le montant restant dû.
3. En cas de non-paiement total ou partiel de ladite dette à l’échéance sans motif valable, le solde de la dette sera augmenté de 15%, avec un minimum de 150,00 euros et un maximum de 2.000,00 euros, après mise en demeure infructueuse, même en cas d’octroi de délais de grâce.
4. Sauf dispositions contraires ou mention expresse de l’échéance fixée au recto de la facture, toutes les factures sont payables au comptant.
5. Le défaut de paiement total ou partiel d'une facture à l’échéance entraîne de plein droit le report du paiement d’autres services ou fournitures et rend immédiatement exigibles toutes les factures non échues.
6. L’acceptation de lettres de change ou de tout autre moyen de paiement n’entraîne pas de novation et n’affecte en rien les présentes conditions de paiement.
7. Toute contestation ne peut être valable et prise en considération que si elle est introduite par écrit et présentée dans un délai de huit jours après la réception de la facture. Sauf preuve écrite contraire, la date de la facture est réputée être la date de réception de la facture.

Article 10: Paiements de ou à des clients étrangers

Tous les frais découlant de paiements dus par ou à un client étranger, tels que les frais bancaires y relatifs, sont à charge du client.

Article 11: Clause résolutoire

En cas de non-paiement ou de paiement partiel à une seule échéance ou en cas de non-respect de la convention par le client, l'organisateur peut, à son gré et après constitution en demeure écrite, dissoudre de plein droit la convention dans sa totalité ou en partie sans faire appel au préalable à l'instance judiciaire et sans préjudice de son droit à un dédommagement intégral, et donc refuser au client l’utilisation des services fournis et en particulier exclure immédiatement l’exposant de toute participation à la manifestation ou au salon.

Ce sera, par exemple, le cas si l'exposant ne répond plus aux critères de sélection ou si, après acceptation de sa participation, des faits graves concernant l'exposant étaient portés à la connaissance de l'organisateur, faits qui pourraient nuire à la réputation de la manifestation ou du salon.

En cas de dissolution de la convention par faute de l'exposant, tous les montants déjà versés restent la propriété de l'organisateur et les dédommagements pour services déjà fournis, même s'ils n'ont pas encore été facturés, doivent être payés à l'organisateur sans que l'exposant ne puisse exiger le moindre dédommagement.

Dans ce cas, l'organisateur se réserve aussi le droit de disposer immédiatement de l'emplacement de stand attribué à l'exposant, emplacement pour lequel le solde dû n'a pas encore été payé. L'organisateur peut également s'opposer à l’enlèvement de n’importe quel matériel appartenant à l’exposant, et ce jusqu'au moment où le paiement total et effectif du solde dû aura été effectué.

Article 12: Cession des droits

Sauf accord écrit préalable de l'organisateur, il est interdit au client de céder à un tiers les droits et obligations découlant de la convention conclue avec l'organisateur.

Article 13a: Annulation par le client
Le contrat peut être annulé par l’exposant moyennant le paiement de 40% du montant total du coût de participation si l’annulation est annoncée plus de 3 mois avant l’ouverture du salon (qui peut être physique ou numérique), de 70% du montant total du coût de participation si l’annulation est annoncée plus de 6 semaines avant l’ouverture du salon (qui peut être physique ou numérique)   et de 100% si l’annulation est faite moins de 6 semaines avant l’ouverture du salon (qui peut être physique ou numérique). Le contrat ne sera annulé que de façon valable par l’envoi d’un courrier recommandé à l’organisateur. La diminution de l’espace de stand initialement réservé équivaut à l’annulation de la partie à laquelle il est renoncé.
L'exposant reconnaît que ces dispositions sont raisonnables et qu’elles indemnisent forfaitairement l’organisateur pour les frais déjà engagés et les services rendus.

En cas d’annulation, l’organisation a le droit de libérer le stand et de le relouer, sans préjudice de l’indemnité due par l’exposant tel qu’indiqué dans le premier alinéa de cet article.  Le droit de relouer n’est valable que pour les organisateurs. Si le stand - pour quelque raison que ce soit – n’est pas reloué, les frais d’aménagement du stand vide seront à la charge de l’exposant et seront dus, en plus des redevances convenues au premier alinéa de cet article.

L’annulation d’autres services que les manifestations et salons professionnels se déroule suivant les modalité stipulées à l’article 21 ou l’article 28 de ces conditions ou, le cas échéant, dans la convention séparée entre le prestataire de services et le client.

Article 13b : Annulation ou report du salon
Au cas où XPO GROUP sprl ou une de ses filiales ou, en général, l'organisateur, décide d’annuler le salon pour quelque raison que ce soit, sans toutefois être un cas de force majeure de leur part, seuls les acomptes et factures déjà payés devront être remboursés par l’organisateur, sans que l’exposant ne puisse se prévaloir d’un quelconque dédommagement.

De plus, XPO GROUP sprl ou une de ses filiales ou, de manière générale, l’organisateur se réserve le droit de décider, à tout moment, de prolonger, reporter pour une durée indéterminée ou fermer anticipativement le salon ou encore de le déplacer en temps et en lieu ou d’étendre le volet numérique de l’organisation et du salon (ci-après le « Salon modifié ») pour le bien collectif et dans l’intérêt du salon et de l'organisation de celui-ci, sans droit à un dédommagement ni remboursement des acomptes ou factures pour les exposants. L'inscription de l’exposant au salon dans son organisation initiale reste maintenue pour le Salon modifié, étant entendu que si un exposant ne souhaite plus participer au Salon modifié, cela sera considéré comme une annulation par l’exposant telle que décrite au point 13:a) des présentes conditions générales.”

Article 14: Raccordements techniques

Le raccordement à l'électricité, à l'eau, aux égouts, au gaz, etc. se fait exclusivement par l'intermédiaire de l'organisateur, le cas échéant. L'exposant ne peut procéder lui-même au raccordement.
Par contre, l'exposant est responsable de l'aménagement de son stand. Celui-ci fait partie de sa compétence. L'organisateur n'est en aucun cas responsable de l'approvisionnement et de l'évacuation de l'électricité, du gaz et de l'eau. Les exposants renoncent explicitement à toute demande de dédommagement en cas de manque ou d'interruption dans ces livraisons, quelques soient leur nature et leur durée.

Article 15: Parking

L’opérateur ne porte aucun responsabilité pour des dégâts suivants, quelle que soit leur nature ou quelle qu’en soit la cause: accidents, vols ou endommagements, survenant dans la zone de mobilité ou de parking. Cette liste n’est pas exhaustive.

 Il est toujours obligatoire:
1. de donner immédiatement suite aux injonctions du personnel de surveillance, que celles-ci soient communiquées directement ou via les haut-parleurs présents dans la zone de parking;
2. de respecter strictement le sens de la circulation et tous les autres panneaux placés sur les terrains. L’utilisateur circule à ses propres risques sur ces aires de parking publiques, où le Code général de la Route est d’application;
3. de fermer à clé les véhicules garés sur le parking.

Il est interdit:
1. d’effectuer des travaux de réparation, d’entretien ou de nettoyage sur un véhicule garé, autres que ceux strictement nécessaires à la remise en route dudit véhicule afin qu’il puisse quitter les aires de parking; 
2. de garer un véhicule non équipé d’une plaque d’immatriculation officielle;
3. de placer les voitures de façon à encombrer les allées. En cas d’accident ou de panne, le véhicule sera immédiatement déplacé pour que soit assurée la libre circulation du trafic;
4. de laisser des objets sur les terrains qui ne font pas partie du véhicule comme il est équipé, par exemple de vieux pneus, des emballages, du matériel, etc.;
5. d’abandonner des personnes ou des animaux dans les véhicules garés sur les aires de parking;
6. de distribuer des dépliants ou de faire de la publicité sur le site des halls d’exposition.

 Le règlement complet s’appliquant aux utilisateurs des aires de parking est disponible au secrétariat.

Article 16: Stand: aménagement, montage et évacuation

a.                 Emplacement de stand (éventuellement et dans la mesure où cela s’applique)
L'emplacement de stand mis à disposition est personnel et doit être occupé durant les heures d'ouverture, et ce jusqu'à la fermeture de la manifestation. Il est interdit de transférer à des tiers, sous quelque forme que ce soit, totalement ou partiellement, gratuitement ou contre paiement, les droits d'utilisation de l'emplacement de stand. Toute infraction à cette règle entraîne la fermeture immédiate du stand et donnera lieu à la dissolution de la convention avec dédommagement comme décrit dans l'article 11 des présentes conditions générales.

L'exposant ne peut disposer de l'emplacement de stand qui lui a été attribué qu'après avoir rempli toutes ses obligations et sur preuve du paiement de tous les comptes ouverts.

L'organisateur se réserve le droit d'apporter des changements dans la répartition générale, chaque fois qu'il l'estime utile ou nécessaire, entre autres pour créer ou supprimer des passages, en augmenter ou en réduire la largeur, ou, en général, pour modifier les dimensions des lieux mis à disposition. Ces modifications ne pourront donner lieu à des dédommagements.

b.                 Installation des stands (éventuellement et dans la mesure où cela s’applique)
C'est à ses frais, à ses risques et sous sa responsabilité que l'exposant surveille à l'installation et à la construction de son stand. L'exposant peut faire appel à un monteur de stand après que le plan d'aménagement et de décoration a été approuvé (cf. e. infra).
Si l'exposant fait appel à son propre monteur de stand, celui-ci doit se conformer à toutes les dispositions de la convention et, en particulier, aux dispositions reprises dans le portail des exposants et le webshop. L'exposant en contrôlera la bonne exécution conformément aux dispositions susmentionnées et sera responsable (responsabilité solidaire) , conjointement avec le monteur de stand, de tous les dégâts causés.

Les personnes assignées à la construction des stands doivent être en possession d'un bracelet de montage, comme décrit dans l'article 34 des présentes conditions générales.
Les personnes qui sont employées lors du montage des stands doivent être en possession de la pièce d’identification demandée par l’organisateur.
Le matériel utilisé lors de la construction du stand doit être ininflammable et approuvé par des organismes officiels du pays concerné.
Il est strictement interdit de faire des trous ou de clouer dans le sol, les murs, les toits ou autres parois des lieux d'exposition et/ou locaux. L'exposant est responsable des dégâts éventuels. En cas de dégâts, l'organisateur se réserve le droit de prendre en charge lui-même à la remise en état et de facturer à l'exposant les frais de réparation ou de remplacement.
Nous rappelons aux exposants que les dispositifs pour la distribution de l'électricité, les embranchements pour la fourniture de l'eau et les lignes téléphoniques, les lances d'incendie, les bouches d'aération et tous les autres dispositifs d'utilisation commune doivent toujours rester libres d'accès. Il est donc exclu d'aménager quelque chose qui gênerait l'accès vers les dispositifs précités.

c.                 Montage (éventuellement et dans la mesure où cela s’applique)
Les délais prévus pour le montage du stand varient selon la manifestation ou le salon, et sont explicitement mentionnés dans l’inscription numérique et les conditions supplémentaires y relatives.
De toutes façons, l'aménagement du stand doit être terminé à 19h le dernier jour de montage afin que l'organisateur puisse veiller au nettoyage final des parties collectives, telles que les allées.
Si les travaux d'aménagement d'un stand n'a pas été fait avant 19h le dernier jour de montage, ce stand sera considéré comme étant inoccupé. Dans ce cas, l'organisateur se réserve le droit soit de dissoudre la convention et d'exclure immédiatement l'exposant conformément à l'article 12 des présentes conditions générales, soit de procéder lui-même à l'aménagement du stand aux frais de l'exposant concerné.

d.                 Aménagement tardif du stand (éventuellement et dans la mesure où cela s’applique)
Si le stand de l'exposant n'est pas aménagé de façon définitive selon les conditions et modalités particulières prévues dans la convention en matière d'éclairage, de surveillance et d'entretien, l'organisateur facturera à l'exposant tous les frais supplémentaires causés par cet aménagement tardif.

e.                 Plan d'aménagement (éventuellement et dans la mesure où cela s’applique)
L'aménagement du stand tombe sous la compétence de l'exposant et se réalise sous sa responsabilité.
L'organisateur fournira à l'exposant toutes les informations pratiques concernant l'aménagement et l'évacuation des stands. L'exposant est tenu de respecter les directives concernant l'aménagement de son stand. L'exposant soigne la présentation des produits et/ou services exposés dans son stand.
Afin de conserver un caractère approprié, l'exposant veillera à aménager un stand net et convenable présentant au minimum l’innovation de manière qualitative. Si tel n'est pas le cas, l'organisateur a le droit de parfaire le stand aux frais de l'exposant négligent. D'après le règlement général, les enceintes et autres éléments décoratifs opaques ne peuvent se trouver à plus de 2m50 de hauteur.
Nous conseillons en tout cas aux exposants de contacter leurs voisins immédiats dont les noms leur seront communiqués sur simple demande. La construction ne peut endommager en aucune manière les lieux d'exposition, ce qui signifie que tous les stands se supportent eux-mêmes et ne sont rattachés nulle part au bâtiment et/ou aux installations des lieux d'exposition.
Ni les personnes ni les biens ne peuvent être mis en danger directement ou indirectement par la construction. L'exposant est responsable des dégâts éventuels et la responsabilité de l'organisateur ne peut être mise en cause.
Il doit aussi être tenu compte de l'accessibilité, du fonctionnement et du contrôle de l'équipement (chauffage, etc.) dans les bâtiments. L'organisateur se réserve le droit d'interrompre les travaux qui ne sont pas conformes aux prescriptions générales ou aux plans acceptés. Le démontage des installations en infraction sera effectué aux frais et aux risques de l'exposant.

f.                  Emblèmes publicitaires (éventuellement et dans la mesure où cela s’applique)
Les emblèmes publicitaires doivent être conçus de façon à ne pas dépasser le bord des enceintes. La demande mentionnera toutes les données utiles, telles que les dimensions, l'aspect, le lieu de fixation, etc.

g.                 Evacuation du stand (éventuellement et dans la mesure où cela s’applique)
L'emplacement de stand doit être évacué au plus tard à 23h30 le dernier jour de la manifestation. Le matériel de stand peut être récupéré le lendemain entre 8h et 10h. L'organisateur se réserve le droit d'exiger un dédommagement pour chaque journée de retard.
L'exposant doit enlever tous les produits exposés, les installations et les constructions à ses propres frais, à ses risques, et sous sa propre responsabilité.
Si l'exposant fait appel à son propre monteur de stand, celui-ci doit se conformer à toutes les dispositions de la convention et, en particulier, aux dispositions reprises dans le webshop et le portail des exposants. L'exposant  en contrôlera la bonne exécution conformément aux dispositions susmentionnées et sera responsable en tout cas, conjointement avec le monteur de stand, de tous les dégâts causés.
Les personnes employées par l'exposant au démontage des stands doivent être en possession d'un badge de démontage.
Au moment de la fermeture, l'exposant doit remettre en ordre et dans leur état original les lieux mis à sa disposition. Il réparera les éventuels dégâts causés à ces lieux, aux bâtiments et au matériel qui a été mis à sa disposition. L'organisateur se réserve le droit de faire réparer les dégâts aux frais de l'exposant (par ex. l’enlèvement des restes de ruban adhésif).

Si l'exposant n'a pas évacué son stand ou enlevé les articles exposés dans les délais fixés, l'organisateur peut, sans avertissement préalable, pourvoir au démontage du stand et entreposer dans un entrepôt public les articles et le matériel qui ne furent pas enlevés ou qui furent donnés en caution, et ce aux risques et aux frais de l'exposant. Les articles et le matériel entreposés seront restitués lorsque tous les frais encourus auront été remboursés.

Malgré l'exécution des dispositions précitées, l'organisateur peut s'opposer à ce que le matériel ne soit emporté aussi longtemps qu'une somme quelconque reste impayée.

Article 17: Produits

Ne peuvent être exposés que les produits, articles et services qui ont été approuvés par le comité de sélection et communiqués dans le courriel « Confirmation de vos innovations ». L'exposant est lui-même responsable de ses produits et est censé prendre toutes les mesures nécessaires pour que ses produits soient utilisés de manière correcte et sûre.

Article 18: Interdictions diverses

Le cas échéant, sous peine de dissolution de la convention et d'exclusion immédiate de l'exposant comme prévu dans l'article 11 des présentes conditions générales, les produits suivants sont interdits:

a)       tous les matériaux explosifs ou provoquant de la fumée et, en général, tous les produits qui peuvent être considérés dangereux ou gênants pour les visiteurs, tels que les alcools, les acides, l'essence, le mazout, le gaz, les agents corrosifs, etc., s'ils ne sont pas entreposés dans des fûts solides et adaptés occupant un minimum de place. La formation de fumée ou de vapeur, etc. est également interdite dans la mesure où les appareils utilisés ne sont pas pourvus d'un système d'aération ou d'évacuation adéquat. Il n'est pas permis de placer des conduites ou autres tuyaux dans les toits.

b)       tout objet se trouvant placé à l'extérieur de l'emplacement de stand mis à disposition de l'exposant. Il est également interdit de distribuer des tracts, prospectus ou échantillons à l'extérieur des stands. Les visiteurs ne peuvent être abordés dans les allées. Il est interdit de distribuer ou d'exposer des objets publicitaires sur les terrains jouxtant les bâtiments du salon (e.a. parkings).

c)        les démonstrations bruyantes ou autres, dont le but est d'attirer l'attention du public, et, en général, tous les types de publicité qui pourraient éventuellement déranger les stands avoisinants ou les visiteurs, comme le fait d'aborder les visiteurs dans les allées ou l'utilisation d'amplificateurs.

d)       les quêtes effectuées pour des œuvres de charité ou autres, si elles sont réalisées dans un but publicitaire en dehors des stands prévus pour ces œuvres.

e)       la photographie des stands ou la copie d'objets sous quelque forme que ce soit, sans l'autorisation écrite de l'organisateur. L'organisateur se réserve le droit d'effectuer des enregistrements communs ou partiels de l'exposition à des fins publicitaires.

f)        l'apposition de peintures ou autres slogans publicitaires sur les murs intérieurs ou extérieurs des bâtiments.

g)       le déploiement d'une activité soumise à une législation spécifique, sans que les dispositions de cette législation ne soient strictement respectées. Ceci est le cas pour la vente à des prix exagérés, à des prix de liquidation, pour les soldes, la vente de matériel usagé, les tombolas et loteries, les activités promotionnelles, ainsi que pour toutes les activités interdites suite à des dispositions légales spécifiques, comme la loi sur les pratiques commerciales.

h)       toute manifestation incompatible avec le sujet du salon, entre autres les manifestations clamant des exigences vis-à-vis des autorités et les démonstrations politiques.

i)        l'utilisation de ballons gonflés à l'aide de gaz inflammable ou toxique; de tels ballons ne peuvent être ni exposés, ni distribués.

j)        il est interdit de fumer à l'intérieur des lieux d'exposition et des locaux.

k)        il est également interdit de causer des dégâts, de quelque façon que ce soit, au matériel mis à leur disposition.

Dans tous les cas, la législation belge en matière d'environnement doit être appliquée.

Article 19.  Déchets et emballages

Les déchets, papiers, cartons et autre matériaux inflammables destinés à être jetés doivent être évacués quotidiennement des stands et de leurs environs. Aucune caisse, aucun fut ou autre emballage ne peuvent se trouver dans ou derrière les stands. L'exposant doit immédiatement évacuer les emballages vidés de leur contenu. Tout emballage trouvé sur les lieux d'exposition et/ou dans les locaux durant la nuit précédant l'ouverture de la manifestation sera immédiatement enlevé aux frais de l'exposant sans garantie de restitution.
Si l'exposant ne respecte pas ces règles, l'organisateur a le droit d'évacuer les déchets et les emballages, ce qui se fera aux frais et aux risques de l'exposant.

Article 20: Services pour les exposants

La convention conclue entre l'organisateur et l'exposant ne concerne pas seulement la mise à disposition d'un emplacement de stand (le cas échéant), mais aussi la fourniture d'un lot  de services, qui peuvent être de nature aussi bien physique que numérique.

Tous les services sont inclus dans le webshop et le portail des exposants, qui présente la liste exhaustive des services obligatoires et facultatifs, ainsi que les bons de commande correspondants qui mentionnent aussi les prix actuels. Chaque manifestation possède son propre portail des exposants et webshop. Les dispositions reprises dans ce webshop et portail des exposants font partie intégrante de la convention conclue entre les parties.

L'organisateur fournira ces services directement ou par un intermédiaire désigné par lui.

Article 21: Commande de services

Chaque service fait l'objet d'un bon de commande repris dans le webshop.
Si l'exposant désire faire usage d'un service bien précis, il le commande via la boutique en ligne avant la date d’expiration indiquée.

Tous les services repris dans le webshop sont placés sous le contrôle de l'organisateur. Ce dernier ne peut, cependant, assurer une bonne exécution que dans la mesure où les bons de commande sont remis avant la date limite mentionnée.

Les commandes tardives, c'est-à-dire les commandes introduites après la date limite ou introduites moins de 10 jours ouvrables avant le début du montage de la manifestation ou du salon, feront l'objet d'une augmentation de prix. De plus, l'organisateur décline toute responsabilité en cas de commandes tardives. 
Aucune modification ou annulation allégeant les services commandés et facturés après la date limite ne sera créditée.

Certains services sont proposés via une formule d’abonnement, dans la mesure où cela s’applique au salon professionnel en question.

Les formules d’abonnement sont commandées via le formulaire d’inscription en ligne sur le site Web du salon professionnel en question ou sur demande téléphonique ou écrite.

L’abonnement débute au moment souhaité par l’exposant et a une durée déterminée en fonction de la formule d’abonnement que l’exposant a choisie. Il n’y a pas d’adaptations possibles aux formules d’abonnement proposées ou à leur durée. Les abonnements sont prolongés automatiquement pour une même durée que celle pour laquelle ils ont été souscrits initialement, sauf s’ils sont résiliés par écrit deux mois avant leur échéance. La résiliation se fait au moyen d’un courrier recommandé/e-mail à SP XPO GROUP. Les abonnements s’appliquent uniquement à l’événement ou au service concerné par l’inscription et ne confèrent pas de droits ou un accès à d’autres produits de SP XPO GROUP.

En dérogation aux articles 8 et 9 de ces conditions générales, les abonnements doivent être payés dans les 15 jours après l’inscription. En dérogation à l’article 13a de ces conditions générales, les abonnements ne sont en aucune circonstance remboursés, ni du fait de l’annulation par l’exposant, ni en cas d’annulation ou de report par l’organisateur.

Lors de sa commande, l’exposant a le choix parmi différentes formules d’abonnement comportant différentes catégories de prix. L’exposant peut à tout moment modifier son abonnement en un abonnement d’une catégorie supérieure de prix. Le montant à payer est modifié et porté en compte pour le temps restant de l’abonnement en cours.

Une modification vers une catégorie inférieure de prix est uniquement possible après la fin de la période d’abonnement en cours.

Article 22: Services obligatoires

Pour les services repris ci-dessous, l'exposant est obligé de faire appel à la SP XPO GROUP:

-                   le service de chariot élévateur
-                   le service de stockage des emballages vides durant les jours d’événement
-                   les raccordements à l'électricité
-                   le raccordement à l'eau, la distribution de l'eau, et l'égouttage
-                   le raccordement au gaz
-                   l'utilisation d'air comprimé dans les stands
-                   le raccordement à la télévision et au téléphone
-                   l’assurance globalisée pour autant que l'exposant n'ait pas déjà contracté une telle assurance
-                   l'exploitation et l'utilisation du parking (parking payant, etc.)
-                   l'exploitation des installations sanitaires et des vestiaires

Pour les services susmentionnés, les prestations de services parallèles par des firmes étrangères à la maison ne sont pas autorisées, sauf pour l'assurance globalisée. S'il était, malgré tout, fait appel à des services parallèles, l'exposant porterait la responsabilité totale des dégâts qui pourraient  en découler, comme le dommage causé par le manque à gagner et l'occasion manquée.

A.  COMPLEMENT AUX SERVICES OBLIGATOIRES

Article 23: Informations sur/et publicité dans le catalogue

L'organisateur possède les droits exclusifs sur la publication du catalogue du salon, imprimé ou numérique. En insérant toutes les informations relatives au catalogue dans le module catalogue sur le portail des exposants, l'exposant remettra à temps à l'organisateur toutes les informations destinées à être reprises dans le catalogue. L'organisateur peut modifier les textes reçus sans que l'exposant ne puisse exiger de réparation.
L'organisateur ne peut être tenu responsable des erreurs éventuelles qui se seraient glissées dans les textes et/ou traductions, des omissions, de l'exactitude ou du contenu des textes insérés. Il y a peu de salons pour lesquels nous imprimons un catalogue, et l’organisateur peut, le cas échéant, décider de le rendre disponible sous forme numérique.

B.  COMPLEMENT AUX SERVICES FACULTATIFS

Article 24: Raccordement à l'électricité, à l'eau, au gaz et à l'air comprimé (éventuellement et dans la mesure où cela s’applique)

Chaque exposant peut disposer, dans son stand, du raccordement à l'électricité, à l'eau, au gaz et à l'air comprimé, au téléphone et à la télédistribution. Cependant, l'exposant n'est pas autorisé à pourvoir lui-même au raccordement de son stand. Les raccordements sont exclusivement réalisés par l'installateur officiel désigné par l'organisateur.
La demande de raccordement ne peut se faire qu'à l'aide des bons de commande correspondants, se trouvant dans le webshop. Les obligations techniques et les dédommagements pour ces raccordements sont mentionnés en détail dans les bons de commande précités.
L'approvisionnement en courant est prévu pour la période allant de l'ouverture à la fermeture de la manifestation. Lors du montage, certains tests de courte durée seront néanmoins permis. L'eau est fournie sous pression normale.
Pour les mesures de sécurité concernant ces raccordements, nous renvoyons aux dispositions reprises dans l'article 32 des présentes conditions générales.

Article 25: Matériel publicitaire

Afin de permettre à l'exposant de contribuer activement à la promotion de la manifestation, l'organisateur mettra gratuitement ou non une certaine quantité de matériel publicitaire à sa disposition. Toutes les informations à ce sujet se trouvent dans le webshop.

Article 26: Invitations / cartes d’entrée

Chaque exposant reçoit des cartes d'entrée gratuites dont le nombre varie selon les manifestations. Toutefois, l'exposant peut commander un certain nombre de cartes supplémentaires pour sa propre prospection. Cette commande se fera contre paiement ou non et par l'intermédiaire du webshop. Les modalités seront stipulées dans les conditions supplémentaires reprises dans l’inscription numérique.

Article 27: Publicités

Chaque client peut opter pour la publication d’une publicité ou d’un publireportage sur un des canaux médiatiques de SP XPO GROUP prévus à cet effet.

La demande de placement de publicités et de publireportages se fait via le formulaire d’inscription en ligne, qui peut être consulté sur le site Web de SP XPO GROUP et/ou sur le site Web du salon professionnel en question ou sur demande téléphonique ou écrite.

Les publicités sont toujours planifiées en concertation avec le client, mais SP XPO GROUP peut décider unilatéralement, en motivant sa décision, de refuser ou de reporter la publication ou l’émission, sans possibilité de recours ou de dédommagement pour le client.

Le client est le seul responsable pour des erreurs éventuelles dans le matériel publicitaire fourni. Dans le cas d’un publireportage où le contenu est créé par un journaliste, désigné par SP XPO GROUP, la version finale sera présentée pour approbation au client. Après cette approbation écrite, SP XPO GROUP ne pourra pas être mis en cause par le client pour des erreurs dans le matériel publicitaire qui seraient constatées après l’approbation.

Les publicités rédigées dans une autre langue que celle de l’édition en question peuvent être traduites par SP XPO GROUP à sa propre initiative et aux frais du client.

Le client est le seul responsable pour le contenu et la forme du matériel publicitaire. Il garantit à SP XPO GROUP qu’il est lui-même le titulaire légitime des droits d’auteur sur les textes, slogans, photos, images, sons et éléments graphiques qui figurent dans le matériel publicitaire ou qu’il a obtenu l’autorisation légale des titulaires de es droits d’auteur d’en faire usage.

Le client est le seul responsable pour un préjudice à des tiers du fait d’infractions aux droits d’auteur en ce qui concerne le matériel publicitaire. Le client s’engage à préserver inconditionnellement SP XPO GROUP d’actions de tiers suite à ces infractions et à intervenir sans délai dans toute procédure judiciaire entamée par un tiers contre SP XPO GROUP suite à des infractions aux droits d’auteur. SP XPO GROUP se réserve le droit de répercuter sur le client tous les dédommagements, amendes et frais judiciaires auxquels elle serait condamnée ainsi que tous les relevés d’honoraires concernant les procédures susmentionnées.

Le matériel publicitaire à utiliser est livré à SP XPO GROUP par le client en respectant la date limite annoncée préalablement. Le client est le seul responsable pour la qualité du matériel. Celui-ci doit respecter les exigences particulières du média concerné et la fiche technique disponible sur simple demande. Le client renonce à tout recours éventuel à cet égard. Si le matériel n’est pas prêt à l’usage, les frais seront facturés au client.

En dérogation aux articles 8 et 9 de ces conditions, toutes les factures relatives aux publicités et publireportages sont payées intégralement dans les 15 jours après l’inscription. Une mission publicitaire commandée ne peut en aucune circonstance être remboursée.

Article 28: Salons professionnels

Les salons professionnels ne sont accessibles qu'aux seuls professionnels.
Uniquement les visiteurs munis d'une invitation valable ou d'une preuve d'accès valable seront autorisés à entrer au salon. Les journalistes, délégués d'associations professionnelles et autres personnes pour qui une visite au salon peut avoir un intérêt professionnel se verront octroyer une carte d'accès spéciale. Les exposants font l'objet d'un règlement d'admission particulier.
Les exposants doivent respecter l'atmosphère professionnelle des salons. Si tel n'est pas le cas, l'organisateur a le droit de prendre toutes les mesures nécessaires sans recours possible de la part de l'exposant concerné.

Article 29: Droit de refus

L'organisateur est en droit de refuser certains visiteurs sans donner de raison à son refus.

Article 30: Généralités

Sous peine de dissolution de la convention et d'exclusion immédiate comme mentionné dans l'article 11 des présentes conditions générales, les exposants doivent satisfaire à toutes les dispositions réglementaires et légales auxquelles ils sont soumis, comme les dispositions en matière d'hygiène, de sécurité, d'environnement, de protection de la vie privée, de risque d'incendie, d'embauche de personnel, de mention des prix, de pratiques commerciales honnêtes, etc.

Article 31: Prescriptions fiscales

L'organisateur n'est pas responsable des éventuelles infractions commises par un exposant contre les prescriptions et la législation fiscales.

Article 32: Consignes de sécurité

Tous les exposants ou leurs représentants doivent se conformer à la législation applicable en matière de sécurité au travail et de normes environnementales (Vlarem 1&2) pendant leurs activités dans le bâtiment d'exposition et sur le campus.
Les exposants, leurs agents et leur personnel doivent strictement observer les consignes suivantes éventuellement et dans la mesure où cela s’applique sur le salon:

a)       Les zones situées devant les sorties, les allées et les dévidoirs muraux alimentés dans l'axe doivent toujours être accessibles et pouvoir être immédiatement utilisés. Il est, par conséquent, strictement défendu de placer des stands, des écrans, des décorations ou autres obstacles qui gêneraient le passage vers ces zones.

b)       Toutes les sorties et couloirs doivent être ouverts aussi longtemps que le public est présent dans les halls d'exposition. Il est donc strictement défendu de fermer ou de verrouiller ces sorties ou couloirs de quelque façon que ce soit. Les sorties de secours ne peuvent être utilisées qu'en cas d'urgence.      

c)        Les bouches d'incendie, les extincteurs et les placards des disjoncteurs électriques doivent être entièrement libres et accessibles à tout moment sans la moindre difficulté.

d)       Les stands ne peuvent être pourvus de toit en matières inflammables ou en PVC. Pour tout stand pourvu d'un toit, l'organisateur doit recevoir une preuve du caractère ignifuge des matériaux utilisés.

e)       Toutes les installations électriques doivent être conformes aux prescriptions du Règlement Général sur les Installations Electriques (AREI).  Les installations électriques doivent être placées par des personnes compétentes. Ces personnes doivent être assurées auprès d'une compagnie d'assurances pour les erreurs éventuelles qu'elles commettraient. Toutes les installations seront soumises à un examen de conformité et celles qui seront en infraction avec les prescriptions du Règlement Général sur les Installations Electriques ne pourront être mises en service. Dans ce cas, l'approvisionnement en électricité sera refusé sans qu'aucun dédommagement ne puisse être exigé. Les frais du contrôle susmentionné seront à charge de l'exposant. Toutes les machines utilisées doivent être conformes aux règles de la loi.

f)        Matériaux obligatoires:
Lors du montage des stands ou d'autres constructions, seuls deux matériaux peuvent être utilisés:

a. fabrications du type AO et A1 selon la  norme NBN 21-203; ou des conditions « EN » équivalentes
b. produits en bois naturel, composé ou aggloméré d'une épaisseur minimum de 15mm.

Tous les matériaux utilisés sont pourvus d'un certificat prouvant qu'ils ne sont pas combustibles.
Si les matériaux ont été rendus ignifuges, les points suivants doivent être mentionnés sur le certificat:
-    la nature des produits utilisés et la date du traitement;
- la durée d'efficacité du traitement et, éventuellement, les mesures à prendre pour conserver cette efficacité.
L'organisateur ou le corps des pompiers compétent peut, à tout moment, exiger de vérifier ce certificat.

g)       Utilisation de peinture:
Les peintures à l'huile, les laques ou autres types de  recouvrement présentant le même risque d'incendie ne sont autorisés que sur des matériaux  de type A1.  Les restes de peinture doivent être évacués par l’exposant.

h)       Matériaux de décoration mobiles:
Les rideaux, vélums et autres peuvent être utilisés pour autant que l'exposant tienne compte des points suivants:
- les matériaux doivent être garantis ignifuges (attestation nécessaire)
- ils doivent être éloignés de toute source de chaleur.

i)        Moteurs à combustion interne:
Tout exposant désireux de présenter des moteurs à combustion interne doit en avertir le service technique de l'organisateur afin d'obtenir une bouche d'évacuation pour les gaz d'échappement.
Chaque demande doit mentionner les points suivants:
- toutes les données techniques du moteur
- la localisation et les adaptations prévues
- la nature des matériaux
- la puissance des appareils branchés sur le moteur.

En collaboration avec le corps des pompiers compétent, l'organisateur autorise la mise en service des moteurs. Des mesures de sécurité indispensables peuvent être imposées.

j)         Appareils au gaz:
Propane – butane : les bouteilles doivent être mises à l’extérieur du bâtiment. En ce qui concerne les bouteilles utilisées, il faut pouvoir montrer un rapport de contrôle établi par un organisme de contrôle indépendant.

k)        Ballons:
Les ballons gonflables à l'aide de gaz inflammable ou toxique ne peuvent être ni exposés ni distribués.

l)        Tous les appareils ou toutes les activités nécessitant un feu ouvert doivent faire l'objet d'une demande d'autorisation préalable auprès du service technique.

m)      Précautions à prendre contre la légionellose
Les exposants ne peuvent utiliser de l’eau dans un espace ouvert, de l’eau courante, de l’eau sous forme d’arrosage ou de pulvérisation à moins de répondre aux exigences suivantes:

1. Toute personne désireuse d’utiliser de l’eau, sous quelque forme que ce soit, doit disposer d’un raccordement à l’eau de distribution. L’eau des lances d’incendie n’étant pas potable, elle ne peut être utilisée.

2. L’eau située en dehors de la catégorie à risques (d’une température inférieure à 20°C ou supérieure à 60°C) doit, de toutes façons, être renouvelée au minimum une fois par jour, de préférence plus fréquemment. Nous vous conseillons d’indiquer au public et aux instances de contrôle, à l’aide de thermomètres continus, que cette eau est soit trop froide, soit trop chaude pour constituer un danger pour la santé.

3. L’utilisation d’eau dans la catégorie à risques (température entre 20°C et 60°C), dans le cas des bains bouillonnants par exemple, n’est autorisée que si les valeurs de concentration de chlore se situent entre 0.4 et 0.6 mg/L et que l’eau est renouvelée très régulièrement, au moins deux fois par jour. Nous conseillons également le recours à d’autres mesures de désinfection. (L’ozone par exemple)

4. Chaque participant est tenu de collaborer à tous les tests, prises d’échantillon et contrôles entrepris par SP XPO GROUP et les instances officielles.

5. L’organisation du salon ou SP XPO GROUP veilleront au strict respect de ce règlement et sanctionneront immédiatement toute infraction. Celle-ci pourrait entraîner l’enlèvement du matériel exposé au salon.

n)       Interdiction de fumer
En signant le contrat avec SP XPO GROUP, l’exposant confirme d’être au courant du fait que, depuis le 1er janvier 2006, les halls de SP XPO GROUP et leurs annexes relèvent du domaine d’application de l’ “AR Politique en matière de tabac” du 19/02/2005.  Le respect de l’AR est imposé aux membres du personnel, aux collaborateurs et autres personnes engagées par l’exposant. Celui-ci étant responsable de la transmission de l’information à ses contractants, il imposera le respect obligatoire de l’ "AR Politique en matière de tabac" à ses contractants. Attention: l’interdiction de fumer est valable également pour la cigarette électronique.

Article 33: Surveillance et contrôle

L'organisateur et les autorités compétentes ont à tout moment accès aux stands des exposants pour contrôler si les prescriptions susmentionnées, ainsi que les dispositions de la convention conclue entre les parties sont respectées. L'organisateur peut faire exécuter toutes les modifications qu'il estime nécessaires en la matière. Les contrôles, la surveillance ou les modifications apportés par l'entremise de l'organisateur n'entraînent en aucun cas sa responsabilité.

Article 34: Garde

Dans la mesure où cela s’applique, durant la période de montage et de démontage, ainsi que durant la manifestation, l'organisateur veille à assurer un service de garde normal pour prévenir les infractions et pour vérifier le respect de la convention conclue entre les parties.

Les exposants sont obligés de se plier aux directives de ces personnes et, en cas de conflit, de s'adresser directement à l'organisateur. Toute attitude inappropriée envers le personnel de garde sera sanctionnée par la dissolution de la convention et l'exclusion immédiate de l'exposant, comme indiqué dans l'article 11 des présentes conditions générales. Le cas échéant, l'organisateur peut faire appel à des fonctionnaires de l'ordre public. Les gardiens ne sont pas autorisés à accepter des missions que leur confieraient des exposants. L'organisateur ne peut en aucun cas être tenu responsable des faits qui découleraient de telles situations.

L'exposant veille lui-même à la surveillance des biens dans son stand. Cependant, il ne peut garder du personnel à cet effet à l'intérieur de l'enceinte en dehors des heures d'ouverture de la manifestation.

Si un exposant se sent lésé par d'autres exposants ou par des tiers, il doit s'adresser directement à eux et il ne peut en tenir l'organisateur pour responsable.

Article 35: Traitement des données personnelles

1. Le traitement des données personnelles par l'organisateur et leur transmission au client est réglé par la déclaration de confidentialité qui peut être consultée sur le site web à l'adresse www.kortrijkxpo.com.
https://www.kortrijkxpo.com/privacy-policy/

2. Dans la mesure où SP XPO GROUP, dans le cadre et pour l’exécution de ce contrat, obtient via ces clients des données qui sont soumises au RGPD et intervient pour ces clients en tant que responsable du traitement de ces données, le client garantit à SP XPO GROUP que les données en question ont été obtenues légalement et peuvent en tant que telles être transmises à SP XPO GROUP et traitées par elle.

SP XPO GROUP utilisera ces données uniquement pour l’exécution correcte de cette convention. SP XPO GROUP conservera les données, de manière suffisamment sécurisée, uniquement pour la durée de la convention et aux maximum 5 ans. Dans la mesure où SP XPO GROUP fait appel à des tiers pour le stockage et le traitement des données, elle imposera la même obligation à ces tiers.

Le client préservera SP XPO GROUP de tout recours que des tiers pourraient intenter à son encontre, y compris les amendes en raison d’infractions au RGPD, et qui sont liées aux données, à la manière dont celles-ci ont été collectées et/ou transmises à SP XPO GROUP.

Article 36: Responsabilité

Le montage, l'aménagement et l'évacuation de l'emplacement de stand se déroulent aux frais, aux risques et sous la responsabilité de l'exposant. En aucun cas, l'organisateur ne peut être tenu responsable des accidents ou dommages qui en découlent.

Si l’exposant fait appel à un monteur de stand ou à des tiers pour le montage, l'aménagement et l'évacuation, l'exposant veillera à ce que ces personnes respectent toutes les dispositions de la convention conclue entre l'organisateur et lui. En cas de dégâts, l'exposant sera tenu pour responsable conjointement avec le monteur de stand ou les tiers.

Quelle que soit la nature de leur relation contractuelle, le personnel, les travailleurs engagés par l'exposant et les personnes exécutant des travaux pour le compte de l'exposant ne pourront en aucun cas être considérés comme du personnel engagé par l'organisateur ni mettre en cause sa responsabilité, même s'ils ont reçu des instructions de la part de l'organisateur.

L'exposant porte l'entière responsabilité de ses biens et produits, ou de ceux de tiers se trouvant sous sa garde, entre le moment où ces biens sont introduits sur les lieux d'exposition et le moment où ils quittent ces mêmes lieux.

L'organisateur ne pourra jamais être considéré comme dépositaire des biens de l'exposant ou de ses visiteurs et ne pourra être tenu responsable des pertes ou dommages éventuels occasionnés à ces marchandises ou à des objets qui auraient éventuellement été confiés à un exposant.

Article 37: Exonération

L'organisateur ne pourra jamais être tenu responsable des dégâts qui sont liés directement ou indirectement à l'un des cas suivants: (cyber) vol (sans limitation au skimming, hacking..), vandalisme, acte de malveillance, guerre, tremblement de terre, raz-de-marée, affaissement ou glissement de terrain, niveau des eaux élevé, inondation ou autre catastrophe naturelle.

L'organisateur n'est pas responsable des dégâts causés par l'utilisation, la possession ou la manipulation d'explosifs, de munitions ou de matériel de guerre.

L'organisateur n'est pas responsable des dégâts causés par une insuffisance de produits ou de travaux, due à une erreur ou à une défaillance dans la conception, la fabrication, la préparation, les instructions ou les directives d'utilisation.

Article 38: Cas de dommage

En cas de dommage, l'exposant doit immédiatement prévenir l'organisateur et fournir, sans tarder, tous les renseignements corrects, complets et utiles sur les circonstances du cas de dommage.

En cas de dommage, l'exposant doit prendre toutes les mesures qui s'imposent pour prévenir et limiter les dégâts. Il le fera à ses propres frais et sous sa propre responsabilité.

Article 39: Assurance

Avant de participer à la manifestation, l'exposant doit contracter une assurance globalisée couvrant les incendies, vols (à l'exception des simples disparitions), dommages ou destructions lors d'un accident caractérisé, et ce tant durant la manifestation que pour le transport vers le lieu d'exposition ou du lieu d'exposition.

Cette police comporte une absence de recours contre SP XPO GROUP et ses filiales. Cette obligation expire si vous possédez votre propre assurance. Si vous n'avez pas contracté d'assurance, SP XPO GROUP et ses filiales ne peuvent en aucun cas être tenues pour responsables des dommages causés à votre stand et à son contenu.

Il est possible que l’assurance soit incluse dans le prix de la participation. Dans ce cas, il en est fait mention dans l’inscription numérique.

En s’inscrivant à participer, les exposants renoncent à tout recours contre les organisateurs, les propriétaires et les locataires des bâtiments en cas de dégât causé au matériel exposé, à la construction du stand, etc., quelle qu’en soit la cause.

Les réclamations éventuelles pour dégâts relatives à des disparitions ne seront acceptées que si elles ont été officiellement constatées dans un P.V. de police.

Avant de participer à la manifestation, l'exposant doit posséder une assurance Responsabilité Civile Risques d'Exploitation couvrant aussi les manifestations en dehors du siège d'exploitation de l'exposant.

L'exposant est obligé de contracter une assurance "accidents de travail" en faveur de son personnel.

Article 40: Cas de force majeure pour l’organisateur

Si, en cas de force majeure, le déroulement normal de l'organisation ou des autres services est perturbé ou devient impossible, l'organisateur se réserve le droit de prolonger, de fermer prématurément, de postposer ou d'annuler la manifestation ou d’étendre le volet numérique de l’organisation, sans que les clients ne puissent exiger de dédommagement, et  les clauses d’annulation pour l’exposant restent d’application.

Si l'organisateur d’une manifestation décide d'annuler et que cet annulation a lieu au moins six mois avant le début de la manifestation, les montants déjà facturés seront crédités et les montants éventuellement versés seront remboursés à l’exposant.

Si l'annulation a lieu plus tard, un montant sera retenu au prorata des frais déjà encourus par l'organisateur. Toutefois, les factures concernant des prestations et services déjà fournis devront être payées intégralement.

Au cas où un service commandé par un client ne lui est pas livré ou ne lui parvient pas à temps pour des raisons de force majeure, aucun dédommagement ne sera attribué au client.

Par force majeure pour l’organisateur, nous entendons des circonstances imprévues touchant des personnes et/ou du matériel, y compris l’espace d’exposition, dont la SP XPO GROUP (et ses filiales) se sert ou a coutume de se servir lors de l’exécution de la convention, circonstances de nature à rendre impossible, difficile et/ou financièrement disproportionnée l’exécution de la convention, de sorte que le respect de celle-ci ne peut raisonnablement être exigé de la part de la SP XPO GROUP (ou de ses filiales). Sont considérés comme des cas de force majeure sans que cette liste ne soit pour autant exhaustive : les incendies, explosions, dégâts dus à l’eau ou au gel, inondations, grèves, agitations, accidents ou maladies de membres du personnel, pandémies, épidémies, mesures de quarantaine obligatoires ou recommandées ou autres mesures imposées ou recommandées par les autorités, dérangements au sein de l’entreprise, pénuries de matériel et/ou d’énergie,    retards dans la livraison ou non-livraisons de la part de fournisseurs, perturbations dans le transport, restrictions d’importation ou d’exportation, restrictions ou interdictions, de quelque genre que ce soit, imposées par les administrations publiques.

Article 41 : Cas de force majeure pour le client

Au cas où, pour cause de force majeure, le client ne peut pas ou a plus de difficultés à participer à une organisation ou à un autre service auxquels il s’est inscrit, les dispositions pour les exposants prévues à l’article 13 a) des présentes conditions générales s’appliquent intégralement et l’exposant est redevable des montants prévus audit article.

Quoiqu’il en soit, la règle est pour tous les clients de SP XPO GROUP que tous les montants qu’ils ont déjà payés ne sont pas remboursés en cas de force majeure dans leur chef.

Article 42: Electricité, commodités et autres services

L'organisateur ne pourra être tenu responsable pour une interruption partielle ou complète de l'éclairage électrique, ou d'autres commodités ou services, interruption qui rendrait impossible l'activité prévue ou qui en gênerait le bon déroulement.

Cette règle est également d'application en cas d'incendie, de vol, de perte ou de dommage de quelque nature que ce soit, ainsi qu'en cas de force majeure ou de catastrophes naturelles telles que les inondations.

Le client ne bénéficiera d'aucun dédommagement si des circonstances, découlant d'un cas de force majeure, ne lui permettent pas de recevoir ou de recevoir à temps un service qu'il avait commandé.

Article 43: Imprévus

Le client déclare se soumettre aux décisions de l'organisateur pour tous les cas non prévus dans les présentes conditions générales.

Article 44: Frais imprévus

Le client prend à sa charge tous les frais que l'organisateur a encourus en sa faveur et qui ne sont pas repris dans les dédommagements, comme indiqué dans l'article 7 des présentes conditions générales.

Article 45: Dérogations

Les relations contractuelles entre les parties sont régies par les présentes conditions générales, sauf s'il y a été explicitement dérogé dans l’inscription numérique, la lettre d'acceptation ou la convention séparée qui font partie intégrante de la convention conclue entre le prestataire de services et le client, dans la mesure où cela s’applique.

Le client reconnaît avoir pris connaissance de tout ce qui précède et avoir explicitement renoncé à ses propres conditions générales.

Toute dérogation aux présentes conditions générales doit faire l'objet d'une confirmation préalable écrite de l'organisateur et ne sera valable qu'une seule fois.

Le client est obligé de soumettre cette dérogation écrite chaque fois qu'il en est prié par le personnel de l'organisateur chargé de contrôler le respect des conditions générales et de la convention conclue entre les parties.

Si, parmi les présentes conditions générales, une clause s'avère inefficace, elle sera remplacée par un règlement se rapprochant le plus possible de l'objectif poursuivi dans la clause inefficace. Les autres clauses restent d'application.

L'organisateur veillera à faire respecter les présentes conditions générales de la convention par l'intermédiaire de ses agents.

Article 46: Choix du lieu de résidence

En ce qui concerne l'application des présentes conditions générales pendant la durée de la prestation des services, montage et démontage d’une manifestation compris, le client choisit d'établir son lieu de résidence dans les locaux de la SP XPO GROUP à Kortrijk, Doorniksesteenweg 216.

Article 47: Droit applicable - Compétence

Les présentes Conditions Générales ainsi que la convention conclue entre les parties sont soumises au droit belge.  Les traites ou effets acceptés n’entraînent ni renonciation ni novation; quelles que soient les conditions de l’autre partie contractante, nos conditions prévaudront toujours.

En cas de contestation provenant de l'interprétation des présentes conditions générales ou de l'exécution de la convention conclue entre l'organisateur et le client, seuls la justice de paix et les tribunaux de l'arrondissement de Gand, section de Courtrai sont reconnus compétents.